Salah satu layanan komunikasi melalui internet adalah email, atau electronic-mail. Yang kita lakukan bila kita berkomunikasi menggunakan e-mail adalah mengetikkan pesan yang akan kita kirim pada program komputer yang dikhususkan untuk keperluan ini (email client), seperti Outlook Express, Netscape Communicator, Eudora, Pegasus, dan lain-lain. Kemudian pesan yang telah selesai disusun kita kirimkan, setelah sebelumnya kita menghubungkan komputer kita dengan internet. Biasanya bersamaan dengan mengirim, kita juga sekaligus mengecek apakah ada pesan yang ditujukan ke alamat kita. Setelah itu kita bisa memutuskan hubungan dengan internet. Bila kita telah terampil mengoperasikan program email yang digunakan, proses tadi dapat berlangsung sangat cepat. Alhasil kita dapat melakukan penghematan pulsa telpon. Mengenai hal ini akan dibahas lebih lanjut nanti.
Karena pengiriman dan penerimaan e-mail ternyata berjalan sangat cepat dan efisien, akhirnya orang berpikir untuk mencari berbagai kemungkinan komunikasi yang bisa dikembangkan melalui medium ini, seperti apa yang disebut dengan distribution list, dan discussion list. Bahkan di antara mereka yang sering menggunakan email telah berkembang konvensi-konvensi pergaulan tertentu, yang sangat penting untuk diketahui oleh para pemula, seperti netiquette, smiley / emoticon, avatar / nickname, dan sebagainya. Akhirnya dengan semakin canggihnya program email yang digunakan, semakin terbuka pula kemungkinan yang lebih luas. Dewasa ini semua email clients mampu menyertakan file pada email yang dikirimkan, sebagai attachment / lampiran. Ini berarti yang dikirimkan oleh email bukan hanya tulisan, tapi bisa juga suara, gambar, bahkan gambar bergerak.
Tidak ada medium komunikasi yang sempurna. Demikian pula dengan email. Apa yang terjadi sebenarnya adalah pertukaran tulisan elektronik di antara mereka yang memiliki alamat email. Ketidaksempurnaannya adalah bahwa itu semua hanya berupa tulisan ! Akan tetapi justru pada ketidaksempurnaan itulah letak kelebihannya. Yang harus segera disadari kemudian adalah bahwa akhirnya kita akan harus menghargai orang lain lebih karena pikirannya, gagasannya. Bukan karena faktor-faktor lain yang kurang esensial bagi timbulnya sebuah intellectual discourse yang demokratis - hal yang tentu sangat didambakan oleh publik perguruan tinggi. Demi kemajuan pendidikan dan ilmu pengetahuan di Indonesia maka harus dikatakan bahwa keberadaan internet di suatu perguruan tinggi adalah conditio sine qua non. Tidak bisa tidak.
Program komputer yang digunakan untuk mengirim dan menerima email sangat banyak pilihannya. Barangkali bisa diusahakan suatu pembahasan umum yang mencakup hal-hal mendasar yang dimiliki oleh setiap email clients tersebut, akan tetapi jauh lebih baik bila kita merujuk pada satu email client tertentu supaya kita bisa punya orientasi yang sama. Oleh karena itu dari awal saya ingin menetapkan bahwa program email yang akan dirujuk di sini adalah Outlook Express buatan Microsoft. Mulai dari versi 3, 4.1, 5.0, dan 5.1 email client yang populer ini memiliki prinsip penggunaan dasar yang sama.
Sebagai catatan, dari berbagai forum diskusi / milis mengenai komputer serta informasi yang tersebar di Internet diperoleh informasi bahwa Outlook Express ternyata sering menunjukkan error bug bila program ini digunakan untuk multiple account dan menerima email dalam jumlah banyak. Akan tetapi bila penggunaannya hanya single account, email client ini cukup stabil. Memang harus diakui bahwa tidak ada program komputer yang sempurna. Oleh karena itu patut pula dipertimbangan email clients alternatif seperti Eudora Pro, Eudora Light, Becky, Calypso, QuickMail Pro, The Bat!, dan lain-lain. Masing-masing program memiliki kelebihan sendiri-sendiri dengan fitur yang berbeda-beda. Semuanya dapat dicari dan diambil secara gratis di Internet melalui alamat seperti, www.download.com atau http://tucows.cyberway.com.sg
Sama halnya dengan surat biasa (snail mail) yang harus melewati beberapa kantor pos sebelum sampai ke tujuannya, begitu dikirimkan oleh seseorang melalui komputer yang tersambung ke internet sebuah email masuk ke beberapa komputer lain di sepanjang jaringan internet. Komputer-komputer itu disebut dengan email server. Ketika email tersebut sampai ke server yang menjadi tujuan (seperti yang ditunjuk pada alamat email - kepada siapa kita menulis email) email tersebut disimpan pada sebuah emailbox. Si pemilik alamat email baru bisa mendapatkan email itu kalau yang bersangkutan mengecek emailbox-nya. Jadi, tidak benar kalau dibayangkan bahwa untuk bisa menerima email kita harus terhubung terus menerus dengan internet.
Untuk bisa menerima email kita mesti memiliki sebuah account pada suatu email server, yang tentu berada pada sebuah ISP (Internet Service Provider). Ini sama dengan bila kita memiliki alamat rumah kita. Hanya bedanya, bila pada snail mail kita hanya bisa menerima surat manakala kita berada di alamat kita, sedangkan pada email, kita bisa menerimanya di mana saja kita berada. Misalnya saya bisa mengecek email-email yang datang ke alamat email saya tomita@bdg.centrin.net.id - yang normal-nya saya buka di Bandung, ketika saya sedang berada di Bali atau di Amerika sekalipun. Bagaimana hal ini bisa dijelaskan ?
Hal itu bisa dilakukan karena bila kita bisa mengkontak sebuah email server di mana kita punya account email, maka kita bisa mengambil / men-download semua email yang ditujukan kepada alamat email yang kita miliki. Untuk itu kita mesti memperhatikan protokol penerimaan dan pengiriman email. Protokol di sini maksudnya adalah sebuah prosedur standard untuk mengatur transmisi data di antara komputer-komputer. Untuk pengiriman, protokolnya adalah SMTP, singkatan dari Simple Mail Transfer Protocol; untuk penerimaan, protokolnya adalah POP singkatan dari Post Office Protocol. Setiap email server memiliki SMTP dan POP yang berbeda-beda.
Bila kita bisa menguasai cara mengontak SMTP dan POP dari lokasi yang berbeda, sebenarnya ini bisa mengatasi masalah kepemilikan komputer dan koneksi internet. Bila kita tidak memiliki sendiri komputer dan koneksi ke internet, kita masih bisa men-download email yang ditujukan kepada alamat email kita. Alternatif untuk itu misalnya (1) menggunakan email client yang mampu menangani lebih dari satu account (multiple account) - bisa saja kita nebeng komputer teman atau komputer kampus; atau (2) men-download email di cybercafe atau rental-rental komputer yang kini bertebaran di mana-mana.
Bilamana kita membaca alamat sebuah snail mail, kita bisa membayangkan seberapa jauh lokasi si pengirim surat dari kita. Pertanyaannya adalah, apa yang bisa kita pahami dari sebuah alamat email ?
Alamat email terdiri dari dua bagian yang dipisahkan dengan tanda axon / @. Misalnya alamat :
tomita@bdg.centrin.net.id
Di sebelah kiri @ disebut user name (tomita), yang menunjuk pada identitas si pemilik alamat email. User name bisa merupakan nama si pemilik, singkatan nama, nickname, nomor, atau apapun juga. User name juga menjadi nama bagi emailbox yang dimiliki seseorang di sebuah mail server.
Di sebelah kanan @ (bdg.centrin.net.id) disebut domain name, yang menunjukkan identitas mail server di mana seorang user memiliki emailbox. Domain name biasanya menunjukkan nama perusahaan atau organisasi pemilik sebuah account. Misalnya :
liputan6@sctv.co.id (crew acara Liputan6 di SCTV)
Selain itu, dari bagian paling belakang dari sebuah email kita bisa memperoleh beberapa dugaan mengenai pemiliknya.
- .com, biasanya ini dimiliki oleh perusahaan komersial atau usaha bisnis lainnya,
- .edu, biasanya menunjukkan bahwa pemiliknya adalah sebuah universitas atau institusi pendidikan, seperti humas@maranatha.edu
- .gov, dimiliki oleh instansi pemerintah,
- .mil, dimiliki instansi militer,
Bagi email server yang letaknya di luar Amerika, seringkali alamat emailnya diberi identitas sesuai nama negaranya. Sebagai contoh id (Indonesia), au (Australia), uk (United Kingdom), ca (Canada), nz (New Zaeland), dan sebagainya.
Dalam perkembangannya, email ternyata tidak hanya seperti yang dideskripsikan pada bagian II. Lebih detil, dari mekanisme pengiriman dan penerimaannya terdapat beberapa jenis sebagai berikut :
Email jenis ini adalah persis seperti yang telah dijelaskan pada bagian II di atas. POP singkatan dari Post Office Protocol. Jadi, jalan yang dilalui sebuah email mirip dengan yang dialami oleh sebuah snail mail, yang mesti melewati beberapa kantor pos perantara sebelum akhirnya sampai ke tujuan. Akan halnya dengan email, sebuah email akan melewati beberapa komputer yang berperan sebagai router atau email server, sebelum akhirnya tiba pada email server yang ada pada ISP di mana alamat email kita terdaftar.
- Web-based Email / email gratis
Web-based Email, atau email berbasis web dikembangkan dengan tujuan untuk memberikan jasa email kepada orang yang memiliki akses internet, tetapi tidak memiliki account email sendiri, atau yang dimiliki bukan akses ke email server, tapi ke sebuah web server.
Jadi, orang yang akan mengirimkan email pertama-tama harus mengikuti prosedur untuk membuat sebuah account email yang pada umumnya disediakan secara gratis. Setelah selesai kita akan memiliki sebuah account email dengan user name yang telah kita tentukan dan domain name yang sudah ditetapkan oleh si pemberi jasa email gratis ini, termasuk dengan password.
Bila kita akan menulis sebuah email, email tersebut tidak ditulis pada email client yang konvensional tapi pada sebuah kolom / halaman khusus yang disediakan untuk itu. Pada kolom / halaman tersebut sudah lengkap tersedua bagian-bagian yang bisa diklik, untuk mengirimkan, menyimpan, dan sebagainya.
Bila kita akan mengecek apakah ada email yang ditujukan untuk kita maka kita akan harus masuk ke bagian inbox yang tentu disediakan di halaman tertentu di website yang memberikan jasa email semacam ini.
Sekali lagi, semuanya tidak menggunakan email client, seperti yang saya tulisakan di atas, tapi fasilitas yang dibuat khusus pada sebuah website. Contoh untuk ini banyak sekali, seperti hotmail.com, yahoo.com, mailexcite.com, astaga.com, dan sebagainya.
Email Forwarder adalah sebuah fasilitas yang dulu banyak tersedia secara gratis, tapi kini sudah banyak yang komersial, dalam arti menuntut kita untuk membayar sejumlah uang tertentu.
Pengertian email forwarder adalah sebuah cara untuk membuat alias dari alamat email kita yang sebenarnya. Sebagai contoh, alamat email saya yang sebenarnya adalah tomita@bdg.centrin.net.id, akan tetapi saya masih bisa menerima email dari manapun juga yang dialamatkan ke agnolia@bigfoot.com pada inbox untuk alamat email saya yang asli. Dalam hal ini agnolia@bigfoot.com adalah sebuah email forwarder, karena semua email yang ditujukan kepada alamat itu akan diteruskan lagi ke alamat yang sebenarnya (tomita@bdg.centrin.net.id).
Orang menggunakan email forwarder dengan berbagai macam alasan. Mungkin alamat email yang sebenarnya dirasakan terlalu jelas menunjukkan identitas seseorang, seperti ISP yang digunakan, atau negara asal pengirim. Alasan lain boleh jadi adalah bila seseorang ingin anonim dalam sebuah forum diskusi tertentu, atau mungkin menggunakan sebuah email forwarder dan dengan identitas yang sama sekali lain. Ada pula yang menggunakan email forwarder untuk menghindari kemungkinan menerima spamming (lihat bagian Email Abuse di bagian VII).
Pengertian format isi di sini adalah bagaimana penampakan visual sebuah pesan email. Ada dua macam yaitu :
Dengan plain text, dimaksudkan bahwa tulisan yang kita ketikkan hanya berupa data dalam format ASCII (American Standard Code for Information Interchange). Tulisan yang disajikan dalam format plain text sama sekali tidak memungkinkan kita untuk membuat modifikasi pada tampilan visualnya, seperti membuat tebal, atau membuat miring sebuah teks, mengganti warna, ukuran huruf, latar belakang, atau membubuhkan hiasan-hiasan tertentu.
HTML singkatan dari HyperText Mark-up Language, yaitu sebuah bahasa standard yang digunakan untuk menampilkan / mengatur penampilan materi-materi informasi di internet. Email yang ditulis dengan menggunakan format HTML akan memungkinkan isinya disusun secara variatif, mulai dari pengaturan huruf, warna, lay out, sampai peletakan gambar.
Seringkali bila kita mengirim email ke sebuah forum diskusi / milis ada himbauan untuk hanya mengirimkan email dalam format plain text saja. Hal ini disebabkan biasanya email dalam format HTML memiliki ukuran yang lebih besar dari yang berformat plain text. Alasan lain adalah karena tidak semua orang dalam sebuah milis menggunakan email client yang bisa menampilkan HTML, sehingga ketika sebuah email HTML dibuka, isinya hanya serangkaian kode-kode yang tidak bisa dipahami sama sekali. Sebenarnya hampir semua email client dewasa ini sudah mendukung format HTML, sehingga kini jarang ditemui keluhan seseorang yang tidak bisa membaca sebuah email, hanya karena email yang dibacanya itu dibuat dalam format HTML. Banyak orang yang memang tidak peduli apakah plain text atau HTML, tapi pertanyaannya ; bila dengan format yang sederhana saja sudah bisa menyampaikan pesan, mengapa mesti dengan HTML ?
- Variasi Bentuk Komunikasi Dengan Email
Dalam beberapa hal email memang meniru snail mail, meskipun jelas email memiliki banyak kelebihan lain. Ini terlihat jelas pada kemungkinan bentuk komunikasi yang bisa dilakukan dengan email. Sekurang-kurangnya ada lima macam, yaitu :
Maksudnya adalah mengirimkan email langsung ke sebuah alamat tertentu. Di Indonesia terdapat kesepakatan di antara mereka yang sering berkirim email bahwa cara ini dinamakan japri, singkatan dari jalur pribadi.
Pengertian carbon, di sini analog dengan bila kita mengetik surat (dengan mesin tik konvensional!) menggunakan kertas karbon untuk mendapatkan salinannya. Maksudnya adalah sebuah email, selain ditujukan ke sebuah alamat utama juga dikirimkan tembusannya ke alamat lain. Biasanya alamat utama kita tuliskan pada bagian yang diawali dengan “TO”, sedangkan alamat tembusannya kita tuliskan pada bagian “CC”.
Ini adalah variasi dari CC. Orang yang menerima email yang alamatnya dituliskan pada bagian “TO” oleh si pengirim, bisa melihat kepada siapa atau kepada alamat email mana saja email tersebut dikirimkan sebagai tembusan. Ini karena ia bisa langsung melihat pada bagian “CC”. Kadang-kadang ada kebutuhan untuk mengirimkan sebuah email kepada seseorang tapi kita tidak ingin orang tersebut tahu bahwa kita juga mengirimkan tembusannya kepada alamat orang lain. Untuk itulah digunakan BCC. Beberapa email client menyediakan bagian “BCC”, selain “TO” dan “CC”. Pada Outlook Express ver. 5.01 bagian BCC baru bisa tampak bila kita masuk ke sebuah email baru dan mengklik pilihan View dan All Headers.
Pengertian distribution list agak berbeda dengan tiga varian bentuk sebelumnya, karena ini lebih berkenaan dengan pengaturan distribusi email yang dilakukan secara eksternal, artinya tidak terintegrasi dengan email client yang digunakan.
Yang dimaksud dengan distribution list adalah sebuah cara komunikasi dengan menggunakan email secara satu arah. Biasanya ini dibuat oleh orang yang berkepentingan untuk menyebarluaskan informasi tertentu (pengumuman, berita harian, update mengenai perkembangan suatu proyek, buletin, jurnal, dan sebagainya), akan tetapi tidak mengharapkan adanya respon dari para penerima emailnya. Untuk itu yang harus dilakukan adalah membuat sebuah alamat tertentu khusus untuk keperluan ini. Bila pengelola distribution list mengirimkan sebuah email ke alamat tersebut, maka alamat itu akan mem-forward email tadi ke semua alamat email yang menjadi pelanggan (subscriber) dari distribution list.
Untuk menjadi pelanggan, biasanya para calon pelanggan diminta untuk mengikuti prosedur tertentu yang ditetapkan oleh si pengelola. Bisa pula si pengelola yang memasukkan alamat email mereka ke database pelanggan secara manual.
Discussion list seringkali juga disebut mailing list atau lebih populer dengan milis. Pengertiannya hampir sama dengan distribution list hanya memungkinkan siapa saja yang tergabung menjadi subscriber untuk mengirimkan respon terhadap sebuah email. Akan tetapi belum tentu semua orang bisa begitu saja mengikuti sebuah milis. Kadang-kadang ada milis untuk kalangan yang terbatas, sementara banyak yang terbuka untuk siapa saja.
Untuk dapat bergabung ke dalam sebuah milis pertama-tama seseorang mesti melakukan proses subscription (mendaftar) dengan suatu prosedur tertentu. Seringkali proses ini tidak memerlukan intervensi seorang administratur yang mengelola milis, baik untuk menyetujui atau menolak permohonan menjadi anggota milis. Milis yang seperti itu tentu adalah sebuah milis yang terbuka bagi siapa saja untuk bergabung.
Akan tetapi kadang-kadang ada juga milis yang mempersyaratkan calon anggota untuk memberikan keterangan mengenai jati dirinya sebelum permohonan bergabung disetujui. Bila seorang administratur milis menyetujui permohonan untuk bergabung, biasanya tak lama kemudian akan dikirimkan informasi mengenai tatacara pengiriman email dan keterangan-keterangan lainnya tentang milis tersebut; tujuan milis, yang boleh dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan, cara keluar dari milis, alamat email administratur, dan sebagainya.
Sementara orang mungkin berpikir, karena email hanya berbentuk tulisan dan bisa saja kita memalsukan identitas diri, maka tentu kita bisa menulis tentang apa saja kepada siapa saja dengan cara apa saja. Bukankah internet adalah kebebasan ?
Pada kenyataannya komunitas orang-orang yang menggunakan internet, khususnya email, telah mengembangkan etiket yang berkenaan dengan konvensi mengenai kepantasan tindak tanduk dalam berkomunikasi. Konvensi ini disebut dengan netiquette atau netiket.
Memang tidak ada satu rumusan netiket yang pasti dan diberlakukan secara universal, akan tetapi secara umum dari beberapa sumber pada dasarnya memiliki kesamaan. Beberapa poin penting mengenai netiket di antaranya :
- Tidak menulis email dengan menggunakan huruf besar semua. Email yang keseluruhan pesannya ditulis dengan huruf besar dapat dipersepsikan sebagai berteriak.
- Menggunakan emoticon / smiley (dijelaskan pada bagian lampiran) bila kita ingin mengindikasikan emosi kita pada orang lain. Ini perlu untuk menghindari kesalahpahaman.
- Mempertimbangkan dengan baik-baik apa yang ditulis. Tidak semua orang atau milis bisa menerima ekspresi yang keras. Paling aman adalah bersikap netral dan tidak berapi-api.
- Tidak melampirkan file apapun pada email sebelum ada kesediaan dari calon penerima email. Ini terutama berlaku pada milis, karena apa yang kita kirimkan akan diterima oleh banyak orang. Hampir semua milis melarang anggotanya untuk mengirimkan email dengan attachment.
- Hanya menggunakan email dengan format plain text bila mengirim email ke discussion list.
- Bila kita ingin memberitahu keberadaan sebuah website yang menarik pada orang lain, jangan memuat seluruh isi website itu. Cukup tulis saja alamatnya.
- Tidak mempromosikan apapun ke dalam milis yang sifatnya bisnis, menjual barang, atau menawarkan jasa - kecuali ada izin dari moderator milis atau jika milis tersebut memang memungkinkan seseorang untuk melakukan itu.
- Sebuah milis hanya mengizinkan anggotanya untuk menulis email dengan topik tertentu, yang berkaitan dengan misi milis atau tujuan milis. Kita selalu dihimbau untuk tidak menulis email yang isinya sembarangan. Sebuah milis pada umumnya bersifat spesifik.
- Bila menjawab sebuah email, baik japri maupun ke sebuah milis, jangan menyertakan seluruh isi dari email sebelumnya. Editlah sedemikian rupa sehingga hanya bagian-bagian penting saja dari email lama yang dipertahankan, yaitu yang akan anda tanggapi.
Ternyata internet belum menjadi tempat yang sangat aman, termasuk juga dalam kaitannya dengan email. Meskipun yang terjadi nampaknya hanya sekedar ‘kirim-mengirim tulisan’ namun perlu diwaspadai bahwa di situ pun terdapat peluang penyalahgunaan dalam berbagai bentuknya. Untuk keperluan identifikasi dan antisipasi terhadap email abuse yang mungkin menimpa kita, berikut ini saya jelaskan beberapa di antaranya :
Spamming menunjuk pada pengiriman email yang ditujukan kepada orang-orang yang tidak menghendaki atau memintanya. Jumlah email yang dikirimkan bisa hanya satu, bisa pula hingga ratusan bahkan ribuan. Penerimanya pun bisa sekaligus ratusan atau kalau perlu ribuan orang sekaligus. Isi email spamming biasanya sama. Percuma saja kita membukanya satu-satu karena isinya sama semuanya. Dalam bentuknya yang parah spamming kadang disebut juga flooding, maksudnya si pengirim membanjiri emailbox seseorang sehingga akhirnya jumlah totalnya melebihi kuota alokasi ruangan yang diperuntukkan bagi emailbox tersebut. Akibatnya adalah emailbox tidak bisa diakses sama sekali, hilangnya email-email penting, bahkan merusak sebuah email server, sehingga mengakibatkan apa yang disebut denial of service (suatu keadaan di mana server tidak memberikan respon terhadap perintah yang diberikan kepadanya).
Apa yang bisa kita lakukan menghadapi spamming ? Kalau email yang sama datang secara berulang-ulang pada waktu yang tidak bersamaan, kita dapat mengatasinya dengan membuat semacam filter. Pada Outlook Express terdapat fasilitas yang memungkinkan kita untuk tidak men-download (dan langsung menghapus) email dengan alamat tertentu yang kita spesifikasikan sebelumnya. Namun apabila datangnya spamming mendadak dan membuat kita tiba-tiba harus men-download ribuan email, segera putuskan hubungan internet dan hubungi ISP tempat di mana kita mendapatkan account email.
Pengertian spoofing adalah penyalahgunaan alamat email oleh orang lain. Bila kita menjadi korban spoofing maka akan ada orang lain yang seolah-olah menerima email dari kita, padahal sebenarnya orang lain yang mengirimkan email tersebut. Ini adalah jenis email abuse yang paling berbahaya karena kita tidak akan pernah tahu bahwa kita telah menjadi korban, sampai orang lain akhirnya menghubungi kita dengan marah atau protes. Variasi dari spoofing adalah alamat email yang kita miliki tanpa sepengetahuan kita didaftarkan pada berbagai milis, sehingga kita tiba-tiba menerima email banyak sekali secara terus menerus. Yang ini sekarang sudah jarang terjadi karena banyak fasilitas milis kini mempunyai mekanisme tertentu yang mampu meminimalisir terjadinya hal semacam ini.
Apa yang bisa kita lakukan bila kita tahu telah menjadi korban spoofing ? Jawabannya adalah, tidak ada ! Bila hal itu sudah terjadi sekurangnya hal yang bisa kita lakukan adalah dengan menyakinkan si penerima email bahwa kita tidak pernah mengirim email itu. Hal ini sebenarnya secara teknis bisa dibuktikan karena setiap email membawa identitas dari server mana email tersebut dikirimkan, meskipun bisa mungkin bisa juga seorang spoofer yang cerdik mampu menghindari hal ini. Uraian mengenai hal ini barangkali akan terlalu teknis sehingga tidak saya sajikan di sini.
Apa yang sebenarnya perlu adalah melakukan antisipasi. Antisipasi dapat dilakukan antara lain dengan :
- Memiliki account email lebih dari satu. Barangkali satu account email kita gunakan untuk kepentingan umum (mengikuti milis, dsb) dan satu account lagi untuk kepentingan pribadi.
- Tidak terlalu mencerminkan nama diri pada user name. Ketika kita mendaftarkan diri pada ISP untuk mendapatkan account email barangkali yang segera terbayang akan kita jadikan user name adalah nama kita sendiri. Dalam hal ini ternyata tidak selalu bijaksana untuk menggunakan nama jelas kita sebagai user name, apalagi bila kita adalah seorang public figure. Kita tentu bisa menggunakan singkatan, julukan, nickname, atau bahkan kombinasi angka.
Biasanya orang jahat bisa menujukan email spamming / spoofing -nya kepada kita karena ia mengidentifikasi alamat email kita dari milis-milis umum atau karena ia berhasil menembus email server dan memiliki akses pada setiap emailbox yang ada di dalamnya. Bila yang terakhir terjadi, berarti itu adalah kelemahan ISP.
Dari waktu ke waktu orang mempertanyakan apakah virus bisa menyebar melalui email. Yang pasti tidak mungkin email dapat menularkan virus bila format emailnya adalah plain text. Bagaimana dengan HTML ? Memang pernah terdengar kabar ada virus yang bisa ‘ditempelkan’ pada email dengan format HTML, tapi hingga kini saya belum pernah mendengar kabar lagi mengenai hal ini, apalagi mengalaminya.
Virus memang dapat menyebar melalui email, tapi tidak melalui emailnya itu sendiri, melainkan melalui attachment yang dibawa oleh email tersebut. Sebagai peringatan umum, ada baiknya bila kita bersikap ekstra hati-hati pada semua attachment yang memiliki akhiran (extension) EXE atau COM. Bila anda harus membukanya, ada baiknya untuk men-save attachment tersebut di tempat yang aman, lalu kita periksa menggunakan program antivirus untuk menentukan apakah file tersebut adalah virus atau mengandung virus. Akhir-akhir ini kita pun dihimbau untuk juga berhati-hati membuka file dengan extension DOC (Microsoft Word) karena ternyata virus dapat disusupkan ke dalamnya.
Hoax adalah email yang isinya tipuan, menakut-nakuti, atau menjanjikan pada kita sesuatu yang sebenarnya mustahil. Tidak semua informasi yang dikirimkan lewat email adalah benar. Contoh yang pernah terjadi adalah email yang isinya :
- meminta kita untuk mem-forward / meneruskan sebuah email ke beberapa orang lain, karena bila tidak nyawa kita akan terancam,
- make money fast ! ajakan kepada kita untuk ikut serta dalam arisan dengan menggunakan email berantai,
- menghimbau kita hati-hati menggunakan komputer yang menggunakan prosesor buatan Intel karena komputer kita akan dimata-matai (ini sebenarnya adalah joke - intel = mata-mata),
- peringatan untuk tidak membuka email dengan subject tertentu karena berisi virus (yang justru membuat kita penasaran); sekali lagi, email tidak bisa ditumpangi virus, yang bisa adalah attachment-nya.
- Menggunakan Email Secara Efektif / Efisien
Bila hal-hal yang mendasar dalam teknis pengiriman dan penerimaan email telah dikuasai, maka yang berikutnya harus diupayakan adalah bagaimana menggunakan email secara efektif dan efisien. Sebenarnya seiring dengan semakin seringnya seseorang menggunakan email, lambat laun cara penggunaanmua yang efektif akan ditemukan sendiri. Akan tetapi tentu ada baiknya bila di sini disajikan beberapa poin yang dapat mempersingkat pengalaman.
Beberapa tip penggunaan email secara efektif dan efisien antara lain :
- Menulis semua email secara offline
Banyak sekali yang baru pertama kali menggunakan email menyusun emailnya ketika pada saat yang bersamaan komputer terhubungkan dengan internet. Cara ini tentu saja memboroskan pulsa telpon, apalagi bila email yang ditulis sangat panjang atau yang akan dibuat lebih dari satu email. Cara yang tepat adalah dengan menuliskan semua email yang akan dibuat dalam keadaan offline atau tidak terkoneksi ke internet. Katakanlah ada 10 email yang akan kita buat. Setelah selesai semuanya baru kita kirimkan secara bersama-sama. Ini jauh lebih cepat dan lebih irit pulsa telpon (caranya akan diperagakan langsung).
- Singkat dan padat lebih efektif
Meskipun dengan email kita bisa berdiskusi, akan tetapi harus dicatat bahwa email kurang cocok untuk pesan yang sangat panjang. Banyak netter yang mengikuti banyak milis dan ketika menemui email yang isinya panjang kecenderungannya adalah timbulnya rasa malas untuk membacanya. Akibatnya tentu tanggapan yang diberikan tidak akan kritis. Oleh karena itu lebih bijaksana bila kita mengirimkan email yang isinya pendek saja, namun sudah cukup untuk mengungkapkan gagasan kita.
Seberapa pendek ? Itu sangat relatif, yang jelas tidak sampai terlalu panjang sehingga berlarat-larat … J Yang dimaksud dengan diskusi di sini jangan dipahami sebagai suatu interaksi yang diawali dengan pengiriman makalah, misalnya. Diskusi bisa sering terjadi dengan diawali oleh sebuah lontaran isu, dan sebuah isu tidak perlu berupa makalah.
- Baris yang tidak terlalu panjang
Kebanyakan email clients tidak secara otomatis melipat baris-baris tulisan yang panjang pada sebuah email. Ini berarti jika orang lain menggunakan email client yang memiliki perbedaan cara melipat baris tulisan, orang tersebut akan harus melakukan scroll ke kanan, dan itu mungkin tidak nyaman bagi beberapa orang. Oleh karena itu tulislah email dengan pengaturan baris yang tidak terlalu panjang (caranya akan diperagakan langsung).
- Mengedit sebelum me-reply
Selain berkaitan dengan netiket, hendaknya dikembangkan etos untuk selalu rapih dalam mengirim email. Hal ini mudah diucapkan dan sering dihimbaukan, akan tetapi pada prakteknya terlalu banyak orang seenaknya sendiri. Bila semua orang dalam sebuah milis melakukan hal yang sama, tentu komunikasi bisa lebih lancar. Kita tentu akan pusing membaca email yang berantakan, terutama bila email itu adalah tanggapan kesekian kalinya dari sebuah isu. Dengan mengedit dimaksudkan menghilangkan bagian-bagian yang tidak perlu ditanggapi dan merapihkan lay out tulisan (caranya akan diperagakan langsung).
Setiap email memiliki judul. Kadang-kadang judul email sangat tidak mencerminkan isinya atau nilai kepentingannya. Bila demikian halnya boleh jadi orang akan enggan membacanya, mungkin bahkan menghapusnya sebelum membukanya. Ini terutama berlaku pada orang yang mengikuti banyak sekali milis. Usahakan selalu memilih judul yang singkat tapi deskriptif. Pada beberapa milis kadang ditemui bahwa bila kita akan mengirimkan email yang isinya tidak langsung berkaitan dengan topik diskusi, sebelum subject dituliskan “OOT”, singkatan dari Out Of Topic.
Pada Outlook Express terdapat beberapa folder default (yang pasti ada), yaitu inbox, outbox, send items, deleted items, dan draft. Sebenarnya kita bisa membuat folder-folder lain untuk mengelompokkan email-email yang kita terima. Dengan demikian bila kita masih ingin menyimpan email yang sudah kita baca, kita dapat memindahkannya ke folder-folder yang sudah kita buat. Bila kita mengikuti banyak milis bisa juga dibuat agar email yang masuk langsung disalurkan ke folder yang khusus berisi email-email dari milis tertentu. Ini akan sangat meningkatkan kenyamanan kita mengelola email, karena tidak semuanya masuk ke inbox (caranya akan diperagakan langsung).
- Menghindari penerimaan attachment berukuran besar
Seperti telah disinggung di muka email tidak hanya bisa menyampaikan tulisan, tapi juga bisa dilampiri oleh file, apakah itu file dokumen lain, file program, gambar, suara, video klip, atau apa saja sepanjang bentuknya file. Kadang-kadang bila kita mengikuti banyak milis atau kenalan kita di internet sudah banyak, ada saja orang yang mengirimkan file dengan attachment besar. Akibatnya waktu yang diperlukan untuk men-downloadnya lama sekali. Ini bisa kita hindarkan dengan memasang filter khusus. Pada Outlook Express tersedia sarana untuk membatasi ukuran email yang bisa diterima. Bila ada email yang ukurannya melebihi batas yang ditetapkan maka email tersebut akan dihapus di server, sehingga tidak akan kita download (caranya akan diperagakan langsung).
- Dokumentasi email yang telah terkirim
Ini hanya untuk mengingatkan saja. Semua email yang telah kita kirimkan disimpan dalam folder sent items. Dengan demikian kita bisa memiliki catatan mengenai apa saja yang kita tulis, kepada siapa saja kita mengirim email, pada tanggal dan jam berapa. Bila anda tidak ingin menyimpan apa yang telah anda kirimkan, kliklah folder sent items lalu hapus email yang dimaksud. Bila sebuah email dihapus (pada folder manapun kecuali folder deleted items) email tersebut tidak akan hilang, tetapi hanya dipindahkan ke folder deleted items. Bila anda ingin benar-benar menghapusnya, yang harus dilakukan adalah menghapusnya lagi dari folder deleted items. Email yang sudah dihapus dari folder deleted items tidak dapat dikembalikan lagi (caranya akan diperagakan langsung).
Dari sekian banyak kenalan kita atau milis yang mungkin kita akan ikuti, apakah kita akan menghafalkan semua alamatnya ? Tentu tidak. Outlook Express menyediakan buku alamat / address book. Kita dapat menyimpan alamat-alamat email penting ke dalamnya hanya dengan beberapa klik mouse. Sebuah kebiasaan yang baik adalah bila kita menerima email yang berisi CC dan kebetulan alamat yang ada di bagian CC adalah alamat email dari lembaga atau orang yang penting, kita dapat memasukkannya ke dalam address book. Siapa tahu suatu saat kita punya kebutuhan untuk mengontaknya (caranya akan diperagakan langsung).
- Jam dan tanggal sistem komputer
Setiap email memiliki jam dan tanggal yang memberitahu kita kapan email tersebut dikirimkan dari sebuah komputer. Sebuah email client memperoleh informasi jam dan tanggal tersebut dari sistem operasi yang digunakan. Oleh karena itu ada baiknya kita selalu mencocokkan jam dan tanggal yang ada pada komputer kita. Pada komputer yang tidak kompatibel dengan Y2K barangkali hal ini merupakan masalah, tapi komputer-komputer baru sekarang ini pada umumnya sudah Y2K compliant (cara mencocokkan jam dan tanggal akan diperagakan langsung).
