Sejarah

Surat elektronik sudah mulai dipakai di tahun 1960-an. Pada saat itu Internet belum terbentuk, yang ada hanyalah kumpulan ‘mainframe‘ yang terbentuk sebagai jaringan. Mulai tahun 1980-an, surat elektronik sudah bisa dinikmati oleh khalayak umum. Sekarang ini banyak perusahaan pos di berbagai negara menurun penghasilannya disebabkan masyarakat sudah tidak memakai jasa pos lagi.

Anatomi Surel, sebagai contoh:

Keterangan:

• emailsaya: nama kotak surat (mailbox) atau nama pengguna (username) yang ingin dituju dalam mailserver
• surabaya.vibriel.net.id: nama mailserver tempat pengguna yang dituju, rinciannya:
  • surabaya: subdomain (milik pemegang nama domain), biasanya merujuk ke suatu komputer dalam lingkungan pemilik domain
  • vibriel: nama domain, biasanya menunjukkan nama perusahaan/organisasi/perorangan (Vibriel)
  • net: second level domain, menunjukkan bahwa domain ini termasuk kategori networking (net)
  • id: top level domain, menunjukkan bahwa domain ini terdaftar di otoritas domain Indonesia (id)

• Metode pengiriman

  Untuk mengirim surel kita memerlukan suatu program mail-client. Surat elektronik yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan. Untuk lebih jelasnya lihat diagram dibawah. Contoh yang dipakai adalah layanan SMTP dan POP3.

Terlihat Surel yang terkirim hanya melalui 5 poin (selain komputer pengirim dan penerima). Sebenarnya lebih dari itu sebab setelah surel meninggalkan POP3 Server maka itu akan melalui banyak server-server lainnya. Tidak tertutup kemungkinan surel yang kita kirim disadap orang lain. Maka dari itu bila surel yang kita kirim mengandung isi yang sensitif sebaiknya kita melakukan tindakan pencegahan, dengan mengacak (enkrip) data dalam surel tersebut (contohnya menggunakan PGP, sertifikat digital, dan lain-lain)

Cara membaca surel

Surel pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila seseorang memakai koneksi ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu surel gratis. Surel-surel yang diterima akan disimpan di server surel ISP.

Ada dua cara untuk mengakses surel:

• Dengan cara menggunakan ‘browser‘, seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya kita menggunakan media web sebagai perantara ke kotak surat Surel. Contoh: Yahoo! Mail dan Gmail.
• Menggunakan program surel (e-mail client), seperti: Eudora Mail, Outlook Express, Mutt. Dengan menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP. Keuntungannya adalah dapat membaca surel tanpa perlu terhubung secara terus-menerus dengan internet dan puluhan surel dapat diterima dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus.

Etika penggunaan surel

Etika dalam surel sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada surel yang isinya formal ada yang informal. Beberapa poin penting:

• Jangan mengirim surel dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 512 kB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surel penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surel juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surel yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya,
• Jangan mengirim lanjut (forward) surel tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang dituju.
• Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.
• Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.
• Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda berteriak.

Keamanan

Keamanan data di surel tidaklah terjamin dan selalu ada resiko terbuka untuk umum, dalam artian semua isinya dapat dibaca oleh orang lain. Hal ini disebabkan oleh karena surel itu akan melewati banyak server sebelum sampai di tujuan. Tidak tertutup kemungkinan ada orang yang menyadap surel yang dikirimkan tersebut.

Data di surel dapat diamankan dengan melakukan teknik pengacakan (enkripsi). Salah satu program enkripsi yang populer adalah PGP (Pretty Good Privacy). Dengan memakai PGP maka surel akan dienkrip, dan hanya orang yang tertuju dapat mendekripsi dan membaca surel tersebut. Kerugiannya adalah membuat repot pihak pengirim dan penerima (karena keduanya harus memiliki program PGP, dan pengirim juga harus memiliki kunci umum penerima, dan melakukan enkripsi pesan dengan kunci tersebut).

Secara umum, Sistem Operasi adalah software pada lapisan pertama yang ditaruh pada memori komputer pada saat komputer dinyalakan. Sedangkan software-software lainnya dijalankan setelah Sistem Operasi berjalan, dan Sistem Operasi akan melakukan layanan inti umum untuk software-software itu. Layanan inti umum tersebut seperti akses ke disk, manajemen memori, skeduling task, dan antar-muka user. Sehingga masing-masing software tidak perlu lagi melakukan tugas-tugas inti umum tersebut, karena dapat dilayani dan dilakukan oleh Sistem Operasi. Bagian kode yang melakukan tugas-tugas inti dan umum tersebut dinamakan dengan "kernel" suatu Sistem Operasi.

Biasanya, istilah Sistem Operasi sering ditujukan kepada semua software yang masuk dalam satu paket dengan sistem komputer sebelum aplikasi-aplikasi software terinstall.

Kalau sistem komputer terbagi dalam lapisan-lapisan, maka Sistem Operasi adalah penghubung antara lapisan hardware dan lapisan software. Lebih jauh daripada itu, Sistem Operasi melakukan semua tugas-tugas penting dalam komputer, dan menjamin aplikasi-aplikasi yang berbeda dapat berjalan secara bersamaan dengan lancar. Sistem Operasi menjamin aplikasi software lainnya dapat menggunakan memori, melakukan input dan output terhadap peralatan lain, dan memiliki akses kepada sistem file. Apabila beberapa aplikasi berjalan secara bersamaan, maka Sistem Operasi mengatur skedule yang tepat, sehingga sedapat mungkin semua proses yang berjalan mendapatkan waktu yang cukup untuk menggunakan prosesor (CPU) serta tidak saling mengganggu.

Dalam banyak kasus, Sistem Operasi menyediakan suatu pustaka dari fungsi-fungsi standar, dimana aplikasi lain dapat memanggil fungsi-fungsi itu, sehingga dalam setiap pembuatan program baru, tidak perlu membuat fungsi-fungsi tersebut dari awal.

Sistem Operasi secara umum terdiri dari beberapa bagian:

1. Mekanisme Boot, yaitu meletakkan kernel ke dalam memory
2. Kernel, yaitu inti dari sebuah Sistem Operasi
3. Command Interpreter atau shell, yang bertugas membaca input dari pengguna
4. Pustaka-pustaka, yaitu yang menyediakan kumpulan fungsi dasar dan standar yang dapat dipanggil oleh aplikasi lain
5. Driver untuk berinteraksi dengan hardware eksternal, sekaligus untuk mengontrol mereka.

Sebagian Sistem Operasi hanya mengizinkan satu aplikasi saja yang berjalan pada satu waktu, tetapi sebagian besar Sistem Operasi baru mengizinkan beberapa aplikasi berjalan secara simultan pada waktu yang bersamaan. Sistem Operasi seperti itu disebut sebagai Multi-tasking Operating System. Beberapa Sistem Operasi berukuran sangat besar dan kompleks, serta inputnya tergantung kepada input pengguna, sedangkan Sistem Operasi lainnya sangat kecil dan dibuat dengan asumsi bekerja tanpa intervensi manusia sama sekali. Tipe yang pertama sering disebut sebagai Desktop OS, sedangkan tipe kedua adalah Real-Time OS.

Seiring dengan berkembangnya Sistem Operasi, semakin banyak lagi layanan yang menjadi layanan inti umum. Kini, sebuah OS mungkin perlu menyediakan layanan network dan koneksitas internet, yang dulunya tidak menjadi layanan inti umum. Sistem Operasi juga perlu untuk menjaga kerusakan sistem komputer dari gangguan program perusak yang berasal dari komputer lainnya, seperti virus. Daftar layanan inti umum akan terus bertambah.

Program saling berkomunikasi antara satu dengan lainnya dengan Antarmuka Pemrograman Aplikasi, Application Programming Interface atau disingkat dengan API. Dengan API inilah program aplikasi dapat berkomunikasi dengan Sistem Operasi. Sebagaimana manusia berkomunikasi dengan komputer melalui Antarmuka User, program juga berkomunikasi dengan program lainnya melalui API.

Walaupun demikian API sebuah komputer tidaklah berpengaruh sepenuhnya pada program-program yang dijalankan diatas platform operasi tersebut. Contohnya bila program yang dibuat untuk windows 3.1 bila dijalankan pada windows 95 dan generasi setelahnya akan terlihat perbedaan yang mencolok antara window program tersebut dengan program yang lain.

Sistem Operasi saat ini

Sistem operasi-sistem operasi utama yang digunakan komputer sistem umum (termasuk PC, komputer personal) terbagi menjadi 3 kelompok besar:

1. Keluarga Microsoft Windows - yang antara lain terdiri dari Windows Desktop Environment (versi 1.x hingga versi 3.x), Windows 9x (Windows 95, 98, dan Windows ME), dan Windows NT (Windows NT 3.x, Windows NT 4.0, Windows 2000, Windows XP, Windows Server 2003, dan Windows Vista yang akan dirilis pada tahun 2007)).
2. Keluarga Unix yang menggunakan antarmuka sistem operasi POSIX, seperti SCO UNIX, keluarga BSD (Berkeley Software Distribution), GNU/Linux, MacOS/X (berbasis kernel BSD yang dimodifikasi, dan dikenal dengan nama Darwin) dan GNU/Hurd.
3. Mac OS, adalah sistem operasi untuk komputer keluaran Apple yang biasa disebut Mac atau Macintosh. Sistem operasi yang terbaru adalah Mac OS X versi 10.4 (Tiger). Awal tahun 2007 direncanakan peluncuran versi 10.5 (Leopard).

Sedangkan komputer Mainframe, dan Super komputer menggunakan banyak sekali sistem operasi yang berbeda-beda, umumnya merupakan turunan dari sistem operasi UNIX yang dikembangkan oleh vendor seperti IBM AIX, HP/UX, dll.

Proses

Prosesor mengeksekusi program-program komputer. Prosesor adalah sebuah chip dalam sistem komputer yang menjalankan instruksi-instruksi program komputer. Dalam setiap detiknya prosesor dapat menjalankan jutaan instruksi.

Program adalah sederetan instruksi yang diberikan kepada suatu komputer. Sedangkan proses adalah suatu bagian dari program yang berada pada status tertentu dalam rangkaian eksekusinya. Di dalam bahasan Sistem Operasi, kita lebih sering membahas proses dibandingkan dengan program. Pada Sistem Operasi modern, pada satu saat tidak seluruh program dimuat dalam memori, tetapi hanya satu bagian saja dari program tersebut. Sedangkan bagian lain dari program tersebut tetap beristirahat di media penyimpan disk. Hanya pada saat dibutuhkan saja, bagian dari program tersebut dimuat di memory dan dieksekusi oleh prosesor. Hal ini sangat menghemat pemakaian memori.

Beberapa sistem hanya menjalankan satu proses tunggal dalam satu waktu, sedangkan yang lainnya menjalankan multi-proses dalam satu waktu. Padahal sebagian besar sistem komputer hanya memiliki satu prosesor, dan sebuah prosesor hanya dapat menjalankan satu instruksi dalam satu waktu. Maka bagaimana sebuah sistem prosesor tunggal dapat menjalankan multi-proses? Sesungguhnya pada granularity yang sangat kecil, prosesor hanya menjalankan satu proses dalam satu waktu, kemudian secara cepat ia berpindah menjalankan proses lainnya, dan seterusnya. Sehingga bagi penglihatan dan perasaan pengguna manusia, seakan-akan prosesor menjalankan beberapa proses secara bersamaan.

Setiap proses dalam sebuah sistem operasi mendapatkan sebuah PCB (Process Control Block) yang memuat informasi tentang proses tersebut, yaitu: sebuah tanda pengenal proses (Process ID) yang unik dan menjadi nomor identitas, status proses, prioritas eksekusi proses dan informasi lokasi proses dalam memori. Prioritas proses merupakan suatu nilai atau besaran yang menunjukkan seberapa sering proses harus dijalankan oleh prosesor. Proses yang memiliki prioritas lebih tinggi, akan dijalankan lebih sering atau dieksekusi lebih dulu dibandingkan dengan proses yang berprioritas lebih rendah. Suatu sistem operasi dapat saja menentukan semua proses dengan prioritas yang sama, sehingga setiap proses memiliki kesempatan yang sama. Suatu sistem operasi dapat juga merubah nilai prioritas proses tertentu, agar proses tersebut akan dapat memiliki kesempatan lebih besar pada eksekusi berikutnya (misalnya: pada proses yang sudah sangat terlalu lama menunggu eksekusi, sistem operasi menaikkan nilai prioritasnya).

Status Proses

Jenis status yang mungkin dapat disematkan pada suatu proses pada setiap sistem operasi dapat berbeda-beda. Tetapi paling tidak ada 3 macam status yang umum, yaitu:

1. Ready, yaitu status dimana proses siap untuk dieksekusi pada giliran berikutnya
2. Running, yaitu status dimana saat ini proses sedang dieksekusi oleh prosesor
3. Blocked, yaitu status dimana proses tidak dapat dijalankan pada saat prosesor siap/bebas

• Membagi sumber daya: contohnya berbagi pemakaian printer, CPU, memori, harddisk
• Komunikasi: contohnya surat elektronik, instant messaging, chatting
• Akses informasi: contohnya web browsing

Agar dapat mencapai tujuan yang sama, setiap bagian dari jaringan komputer meminta dan memberikan layanan (service). Pihak yang meminta layanan disebut klien (client) dan yang memberikan layanan disebut pelayan (server). Arsitektur ini disebut dengan sistem client-server, dan digunakan pada hampir seluruh aplikasi jaringan komputer.

Klasifikasi

Berdasarkan skala

• Local Area Network (LAN)
• [(Metropolitant Area Network]) (MAN)
• Wide Area Network (WAN)

Berdasarkan fungsi

Pada dasarnya setiap jaringan komputer ada yang berfungsi sebagai client dan juga server. Tetapi ada jaringan yang memiliki komputer yang khusus didedikasikan sebagai server sedangkan yang lain sebagai client. Ada juga yang tidak memiliki komputer yang khusus berfungsi sebagai server saja. Karena itu berdasarkan fungsinya maka ada dua jenis jaringan komputer:

• Client-server

Yaitu jaringan komputer dengan komputer yang didedikasikan khusus sebagai server. Sebuah service/layanan bisa diberikan oleh sebuah komputer atau lebih. Contohnya adalah sebuah domain seperti www.detik.com yang dilayani oleh banyak komputer web server. Atau bisa juga banyak service/layanan yang diberikan oleh satu komputer. Contohnya adalah server jtk.polban.ac.id yang merupakan satu komputer dengan multi service yaitu mail server, web server, file server, database server dan lainnya.

• Peer-to-peer

Yaitu jaringan komputer dimana setiap host dapat menjadi server dan juga menjadi client secara bersamaan. Contohnya dalam file sharing antar komputer di Jaringan Windows Network Neighbourhood ada 5 komputer (kita beri nama A,B,C,D dan E) yang memberi hak akses terhadap file yang dimilikinya. Pada satu saat A mengakses file share dari B bernama data_nilai.xls dan juga memberi akses file soal_uas.doc kepada C. Saat A mengakses file dari B maka A berfungsi sebagai client dan saat A memberi akses file kepada C maka A berfungsi sebagai server. Kedua fungsi itu dilakukan oleh A secara bersamaan maka jaringan seperti ini dinamakan peer to peer.

Berdasarkan topologi jaringan

Berdasarkan topologi jaringan, jaringan komputer dapat dibedakan atas:

• Topologi bus
• Topologi bintang
• Topologi cincin

Mungkin masih banyak lagi keunggulan Linux yang tidak dapat dituliskan di sini karena keterbatasan waktu. Namun penulis ingin menyampaikan satu hal lagi yang penting bahwa Linux kini banyak dipakai oleh beberapa perusahaan dan instasi pemerintah. Selain itu Linux memungkinkan perangkat keras yang dibutuhkan tidak terlalu besar bahkan untuk Web atau mail server hanya dengan menggunakan perangkat komputer 386. Dengan perangkat keras yang sama kecepatan yang ditawarkan Linux lebih cepat dibandingkan dengan OS komersial lainnnya. Sebagai sistem operasi server yang murah dan untuk tujuan komersial, Linux merupakan alternatif “sejati” bagi Windows NT maupun sistem Unix komersial. Ia sangat tepat sebgai klien Internet ataupun Intranet berkat protokol TCP/IP dan Netscape Navigator yang selalu aktual dan tingkat kestabilannya.

Sistem operasi desktop Linux sebagai pengganti Windows 98 juga disarankan dengan makin meluasnya dukungan hardware dan software. Meskipun proses instalasinya lebih rumit dibandingkan dengan Windows, akan tetapi Linux memiliki keunggulan yang tidak dipunyai sistem operasi yang lain. Dengan berbagai keuntungan di atas tidaklah mustahil bahwa denominasi windows lama kelamaan akan bergeser ke Linux dan hanya tinggalah waktu yang menentukan jika pihak Microsoft tidak merubah strategi-strateginya. Banyak kalangan meramalkan Linux akan menjadi sistem operasi masa depan yang terdepan di antara sistem operasi yang lainnya.

      Karena pengiriman dan penerimaan e-mail ternyata berjalan sangat cepat dan efisien, akhirnya orang berpikir untuk mencari berbagai kemungkinan komunikasi yang bisa dikembangkan melalui medium ini, seperti apa yang disebut dengan distribution list, dan discussion list. Bahkan di antara mereka yang sering menggunakan email telah berkembang konvensi-konvensi pergaulan tertentu, yang sangat penting untuk diketahui oleh para pemula, seperti netiquette, smiley / emoticon, avatar / nickname, dan sebagainya. Akhirnya dengan semakin canggihnya program email yang digunakan, semakin terbuka pula kemungkinan yang lebih luas. Dewasa ini semua email clients mampu menyertakan file pada email yang dikirimkan, sebagai attachment / lampiran. Ini berarti yang dikirimkan oleh email bukan hanya tulisan, tapi bisa juga  suara, gambar, bahkan gambar bergerak. 

      Tidak ada medium komunikasi yang sempurna. Demikian pula dengan email. Apa yang terjadi sebenarnya adalah pertukaran tulisan elektronik di antara mereka yang memiliki alamat email. Ketidaksempurnaannya adalah bahwa itu semua hanya berupa tulisan ! Akan tetapi justru pada ketidaksempurnaan itulah letak kelebihannya. Yang harus segera disadari kemudian adalah bahwa akhirnya kita akan harus menghargai orang lain lebih karena pikirannya, gagasannya. Bukan karena faktor-faktor lain yang kurang esensial bagi timbulnya sebuah intellectual discourse yang demokratis - hal yang tentu sangat didambakan oleh publik perguruan tinggi. Demi kemajuan pendidikan dan ilmu pengetahuan di Indonesia maka harus dikatakan bahwa keberadaan internet di suatu perguruan tinggi adalah conditio sine qua non. Tidak bisa tidak.

1. Program Email

    Program komputer yang digunakan untuk mengirim dan menerima email sangat banyak pilihannya. Barangkali bisa diusahakan suatu pembahasan umum yang mencakup hal-hal mendasar yang dimiliki oleh setiap email clients tersebut, akan tetapi jauh lebih baik bila kita merujuk pada satu email client tertentu supaya kita bisa punya orientasi yang sama. Oleh karena itu dari awal saya ingin menetapkan bahwa program email yang akan dirujuk di sini adalah Outlook Express buatan Microsoft. Mulai dari versi 3, 4.1, 5.0, dan 5.1 email client yang populer ini memiliki prinsip penggunaan dasar yang sama. 

    Sebagai catatan, dari berbagai forum diskusi / milis mengenai komputer serta informasi yang tersebar di Internet diperoleh informasi bahwa Outlook Express ternyata sering menunjukkan error bug bila program ini digunakan untuk multiple account dan menerima email dalam jumlah banyak. Akan tetapi bila penggunaannya hanya single account, email client ini cukup stabil. Memang harus diakui bahwa tidak ada program komputer yang sempurna. Oleh karena itu patut pula dipertimbangan email clients alternatif seperti Eudora Pro, Eudora Light, Becky, Calypso, QuickMail Pro, The Bat!, dan lain-lain. Masing-masing program memiliki kelebihan sendiri-sendiri dengan fitur yang berbeda-beda. Semuanya dapat dicari dan diambil secara gratis di Internet melalui alamat seperti, www.download.com  atau  http://tucows.cyberway.com.sg

1. Cara Kerja Email

    Sama halnya dengan surat biasa (snail mail) yang harus melewati beberapa kantor pos sebelum sampai ke tujuannya, begitu dikirimkan oleh seseorang melalui komputer yang tersambung ke internet sebuah email masuk ke beberapa komputer lain di sepanjang jaringan internet. Komputer-komputer itu disebut dengan email server. Ketika email tersebut sampai ke server yang menjadi tujuan (seperti yang ditunjuk pada alamat email - kepada siapa kita menulis email) email tersebut disimpan pada sebuah emailbox. Si pemilik alamat email baru bisa mendapatkan email itu kalau yang bersangkutan mengecek emailbox-nya. Jadi, tidak benar kalau dibayangkan bahwa untuk bisa menerima email kita harus terhubung terus menerus dengan internet. 

    Untuk bisa menerima email kita mesti memiliki sebuah account pada suatu email server, yang tentu berada pada sebuah ISP (Internet Service Provider). Ini sama dengan bila kita memiliki alamat rumah kita. Hanya bedanya, bila pada snail mail kita hanya bisa menerima surat manakala kita berada di alamat kita, sedangkan pada email, kita  bisa menerimanya  di mana  saja kita berada. Misalnya saya bisa mengecek email-email yang datang ke alamat email saya tomita@bdg.centrin.net.id - yang normal-nya saya buka di Bandung, ketika saya sedang  berada  di  Bali atau di Amerika sekalipun. Bagaimana hal ini bisa dijelaskan ? 

    Hal itu bisa dilakukan karena bila kita bisa mengkontak sebuah email server di mana kita punya account email, maka kita bisa mengambil / men-download semua email yang ditujukan kepada alamat email yang kita miliki. Untuk itu kita mesti memperhatikan protokol penerimaan dan pengiriman email. Protokol di sini maksudnya adalah sebuah prosedur standard untuk mengatur transmisi data di antara komputer-komputer. Untuk pengiriman, protokolnya adalah SMTP, singkatan dari Simple Mail Transfer Protocol; untuk penerimaan, protokolnya adalah POP singkatan dari Post Office Protocol. Setiap email server memiliki SMTP dan POP yang berbeda-beda.  

    Bila kita bisa menguasai cara mengontak SMTP dan POP dari lokasi yang berbeda, sebenarnya ini bisa mengatasi masalah kepemilikan komputer dan koneksi internet. Bila kita tidak memiliki sendiri komputer dan koneksi ke internet, kita masih bisa men-download email yang ditujukan kepada alamat email kita. Alternatif untuk itu misalnya (1) menggunakan email client yang mampu menangani lebih dari satu account (multiple account) -  bisa saja kita nebeng komputer teman atau komputer kampus; atau (2) men-download email di cybercafe atau rental-rental komputer yang kini bertebaran di mana-mana.

1. Anatomi Alamat Email

    Bilamana kita membaca alamat sebuah snail mail, kita bisa membayangkan seberapa jauh lokasi si pengirim surat dari kita. Pertanyaannya adalah, apa yang bisa kita pahami dari sebuah alamat email ? 

    Alamat email terdiri dari dua bagian yang dipisahkan dengan tanda axon / @. Misalnya alamat : 

    tomita@bdg.centrin.net.id 

Di sebelah kiri @ disebut user name (tomita), yang menunjuk pada identitas si pemilik alamat email. User name bisa merupakan nama si pemilik, singkatan nama, nickname,  nomor, atau apapun juga. User name juga menjadi nama bagi emailbox yang dimiliki seseorang di sebuah mail server.  

Di sebelah kanan @ (bdg.centrin.net.id) disebut domain name, yang menunjukkan identitas mail server di mana seorang user memiliki emailbox. Domain name biasanya menunjukkan nama perusahaan atau organisasi pemilik sebuah account. Misalnya : 

      liputan6@sctv.co.id (crew acara Liputan6 di SCTV)

ylbhi@ylbhi.org (Yayasan Lembaga Bantuan Hukum Indonesia)

kompas@kompas.com (Surat Kabar Harian Kompas)  

    Selain itu, dari bagian paling belakang dari sebuah email kita bisa memperoleh beberapa dugaan mengenai pemiliknya.  

• .com, biasanya ini dimiliki oleh perusahaan komersial atau usaha bisnis lainnya,
• .edu, biasanya menunjukkan bahwa pemiliknya adalah sebuah universitas atau institusi pendidikan, seperti humas@maranatha.edu
• .gov, dimiliki oleh instansi pemerintah,
• .mil, dimiliki instansi militer,

Bagi email server yang letaknya di luar Amerika, seringkali alamat emailnya diberi identitas sesuai nama negaranya. Sebagai contoh id (Indonesia), au (Australia), uk (United Kingdom), ca (Canada), nz (New Zaeland), dan sebagainya.

1. Jenis Email

1. Dari Mekanismenya

Dalam perkembangannya, email ternyata tidak hanya seperti yang dideskripsikan pada bagian II. Lebih detil, dari mekanisme pengiriman dan penerimaannya terdapat beberapa jenis sebagai berikut : 

• POP Email

   Email jenis ini adalah persis seperti yang telah dijelaskan pada bagian II di atas. POP singkatan dari Post Office Protocol. Jadi, jalan yang dilalui sebuah email mirip dengan yang dialami oleh sebuah snail mail, yang mesti melewati beberapa kantor pos perantara sebelum akhirnya sampai ke tujuan. Akan halnya dengan email, sebuah email akan melewati beberapa komputer yang berperan sebagai router atau email server, sebelum akhirnya tiba pada email server yang ada pada ISP di mana alamat email kita terdaftar. 

• Web-based Email / email gratis

   Web-based Email, atau email berbasis web dikembangkan dengan tujuan untuk memberikan jasa email kepada orang yang memiliki akses internet, tetapi tidak memiliki account email sendiri, atau yang dimiliki bukan akses ke email server, tapi ke sebuah web server.

   Jadi, orang yang akan mengirimkan email pertama-tama harus mengikuti prosedur untuk membuat sebuah account email yang pada umumnya disediakan secara gratis. Setelah selesai kita akan memiliki sebuah account email dengan user name yang telah kita tentukan dan domain name yang sudah ditetapkan oleh si pemberi jasa email gratis ini, termasuk dengan password.

   Bila kita akan menulis sebuah email, email tersebut tidak ditulis pada email client yang konvensional tapi pada sebuah kolom / halaman khusus yang disediakan untuk itu. Pada kolom / halaman tersebut sudah lengkap tersedua bagian-bagian yang bisa diklik, untuk mengirimkan, menyimpan, dan sebagainya.

Bila kita akan mengecek apakah ada email yang ditujukan untuk kita maka kita akan harus masuk ke bagian inbox yang tentu disediakan di halaman tertentu di website yang memberikan jasa email semacam ini.

   Sekali lagi, semuanya tidak menggunakan email client, seperti yang saya tulisakan di atas, tapi fasilitas yang dibuat khusus pada sebuah website. Contoh untuk ini banyak sekali, seperti hotmail.com, yahoo.com, mailexcite.com, astaga.com, dan sebagainya.

• Email Forwarder

   Email Forwarder adalah sebuah fasilitas yang dulu banyak tersedia secara gratis, tapi kini sudah banyak yang komersial, dalam arti menuntut kita untuk membayar sejumlah uang tertentu.

   Pengertian email forwarder adalah sebuah cara untuk membuat alias dari alamat email kita yang sebenarnya. Sebagai contoh, alamat email saya yang sebenarnya adalah tomita@bdg.centrin.net.id, akan tetapi saya masih bisa menerima email dari manapun juga yang dialamatkan ke agnolia@bigfoot.com pada inbox untuk alamat email saya yang asli. Dalam hal ini agnolia@bigfoot.com adalah sebuah email forwarder, karena semua email yang ditujukan kepada alamat itu akan diteruskan lagi ke alamat yang sebenarnya (tomita@bdg.centrin.net.id).

   Orang menggunakan email forwarder dengan berbagai macam alasan. Mungkin alamat email yang sebenarnya dirasakan terlalu jelas menunjukkan identitas seseorang, seperti ISP yang digunakan, atau negara asal pengirim. Alasan lain boleh jadi adalah bila seseorang ingin anonim dalam sebuah forum diskusi tertentu, atau mungkin menggunakan sebuah email forwarder dan dengan identitas yang sama sekali lain. Ada pula yang menggunakan email forwarder untuk menghindari kemungkinan menerima spamming (lihat bagian Email Abuse di bagian VII). 

1. Dari Segi Format Isi

    Pengertian format isi di sini adalah bagaimana penampakan visual sebuah pesan email. Ada dua macam yaitu : 

• Plain Text

   Dengan plain text, dimaksudkan bahwa tulisan yang kita ketikkan hanya berupa data dalam format ASCII (American Standard Code for Information Interchange). Tulisan yang disajikan dalam format plain text sama sekali tidak memungkinkan kita untuk membuat modifikasi pada tampilan visualnya, seperti membuat tebal, atau membuat miring sebuah teks, mengganti warna, ukuran huruf, latar belakang, atau membubuhkan hiasan-hiasan tertentu. 

• HTML

   HTML singkatan dari HyperText Mark-up Language, yaitu sebuah bahasa standard yang digunakan untuk menampilkan / mengatur penampilan materi-materi informasi di internet. Email yang ditulis dengan menggunakan format HTML akan memungkinkan isinya disusun secara variatif, mulai dari pengaturan huruf, warna, lay out, sampai peletakan gambar. 

    Seringkali bila kita mengirim email ke sebuah forum diskusi / milis ada himbauan untuk hanya mengirimkan email dalam format plain text saja. Hal ini disebabkan biasanya email dalam format HTML memiliki ukuran yang lebih besar dari yang berformat plain text. Alasan lain adalah karena tidak semua orang dalam sebuah milis menggunakan email client yang bisa menampilkan HTML, sehingga ketika sebuah email HTML dibuka, isinya hanya serangkaian kode-kode yang tidak bisa dipahami sama sekali. Sebenarnya hampir semua email client dewasa ini sudah mendukung format HTML, sehingga kini jarang ditemui keluhan seseorang yang tidak bisa membaca sebuah email, hanya karena email yang dibacanya itu dibuat dalam format HTML. Banyak orang yang memang tidak peduli apakah plain text atau HTML, tapi pertanyaannya ; bila dengan format yang sederhana saja sudah bisa menyampaikan pesan, mengapa mesti dengan HTML ?

1. Variasi Bentuk Komunikasi Dengan Email

      Dalam beberapa hal email memang meniru snail mail, meskipun jelas email memiliki banyak kelebihan lain. Ini terlihat jelas pada kemungkinan bentuk komunikasi yang bisa dilakukan dengan email. Sekurang-kurangnya ada lima macam, yaitu : 

1. Point to Point

   Maksudnya adalah mengirimkan email langsung ke sebuah alamat tertentu. Di Indonesia terdapat kesepakatan di antara mereka yang sering berkirim email bahwa cara ini dinamakan japri, singkatan dari jalur pribadi. 

1. Carbon Copy / CC

   Pengertian carbon, di sini analog dengan bila kita mengetik surat (dengan mesin tik konvensional!) menggunakan kertas karbon untuk mendapatkan salinannya. Maksudnya adalah sebuah email, selain ditujukan ke sebuah alamat utama juga dikirimkan tembusannya ke alamat lain. Biasanya alamat utama kita tuliskan pada bagian yang diawali dengan “TO”, sedangkan alamat tembusannya kita tuliskan pada bagian “CC”. 

1. Blind Carbon Copy / BCC

   Ini adalah variasi dari CC. Orang yang menerima email yang alamatnya dituliskan pada bagian “TO” oleh si pengirim, bisa melihat kepada siapa atau kepada alamat email mana saja email tersebut dikirimkan sebagai tembusan.  Ini karena ia bisa langsung melihat pada bagian “CC”. Kadang-kadang ada kebutuhan untuk mengirimkan sebuah email kepada seseorang tapi kita tidak ingin orang tersebut tahu bahwa kita juga mengirimkan tembusannya kepada alamat orang lain. Untuk itulah digunakan BCC. Beberapa email client menyediakan bagian “BCC”, selain “TO” dan “CC”. Pada Outlook Express ver. 5.01 bagian BCC baru bisa tampak bila kita masuk ke sebuah email baru dan mengklik pilihan View dan All Headers.

1. Distribution List

   Pengertian distribution list agak berbeda dengan tiga varian bentuk sebelumnya, karena ini lebih berkenaan dengan pengaturan distribusi email yang dilakukan secara eksternal, artinya tidak terintegrasi dengan email client yang digunakan.

   Yang dimaksud dengan distribution list adalah sebuah cara komunikasi dengan menggunakan email secara satu arah. Biasanya ini dibuat oleh orang yang berkepentingan untuk menyebarluaskan informasi tertentu (pengumuman, berita harian, update mengenai perkembangan suatu proyek, buletin, jurnal, dan sebagainya), akan tetapi tidak mengharapkan adanya respon dari para penerima emailnya. Untuk itu yang harus dilakukan adalah membuat sebuah alamat tertentu khusus untuk keperluan ini. Bila pengelola distribution list mengirimkan sebuah email ke alamat tersebut, maka alamat itu akan mem-forward email tadi ke semua alamat email yang menjadi pelanggan (subscriber) dari distribution list.

   Untuk menjadi pelanggan, biasanya para calon pelanggan diminta untuk mengikuti prosedur tertentu yang ditetapkan oleh si pengelola. Bisa pula si pengelola yang memasukkan alamat email mereka ke database pelanggan secara manual. 

1. Discussion List

   Discussion list seringkali juga disebut mailing list atau lebih populer dengan milis. Pengertiannya hampir sama dengan distribution list hanya memungkinkan siapa saja yang tergabung menjadi subscriber untuk mengirimkan respon terhadap sebuah email. Akan tetapi belum tentu semua orang bisa begitu saja mengikuti sebuah milis. Kadang-kadang ada milis untuk kalangan yang terbatas, sementara banyak yang terbuka untuk siapa saja.

   Untuk dapat bergabung ke dalam sebuah milis pertama-tama seseorang mesti melakukan proses subscription (mendaftar) dengan suatu prosedur tertentu. Seringkali proses ini tidak memerlukan intervensi seorang administratur yang mengelola milis, baik untuk menyetujui atau menolak permohonan menjadi anggota milis. Milis yang seperti itu tentu adalah sebuah milis yang terbuka bagi siapa saja untuk bergabung.

   Akan tetapi kadang-kadang ada juga milis yang mempersyaratkan calon anggota untuk memberikan keterangan mengenai jati dirinya sebelum permohonan bergabung disetujui. Bila seorang administratur milis menyetujui permohonan untuk bergabung, biasanya tak lama kemudian akan dikirimkan informasi mengenai tatacara pengiriman email dan keterangan-keterangan lainnya tentang milis tersebut; tujuan milis, yang boleh dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan, cara keluar dari milis, alamat email administratur, dan sebagainya.

1. Netiket

      Sementara orang mungkin berpikir, karena email hanya berbentuk tulisan dan  bisa saja kita memalsukan identitas diri, maka tentu kita bisa menulis tentang apa saja kepada siapa saja dengan cara apa saja. Bukankah internet adalah kebebasan ? 

      Pada kenyataannya komunitas orang-orang yang menggunakan internet,  khususnya email, telah mengembangkan etiket yang berkenaan dengan konvensi mengenai kepantasan tindak tanduk dalam berkomunikasi. Konvensi ini disebut dengan netiquette atau netiket. 

      Memang tidak ada satu rumusan netiket yang pasti dan diberlakukan secara universal, akan tetapi secara umum dari beberapa sumber pada dasarnya memiliki kesamaan. Beberapa poin penting mengenai netiket di antaranya : 

1. Tidak menulis email dengan menggunakan huruf besar semua. Email yang keseluruhan pesannya ditulis dengan huruf besar dapat dipersepsikan sebagai berteriak.
2. Menggunakan emoticon / smiley (dijelaskan pada bagian lampiran) bila kita ingin mengindikasikan emosi kita pada orang lain. Ini perlu untuk menghindari kesalahpahaman.
3. Mempertimbangkan dengan baik-baik apa yang ditulis. Tidak semua orang atau milis bisa menerima ekspresi yang keras. Paling aman adalah bersikap netral dan tidak berapi-api.
4. Tidak melampirkan file apapun pada email sebelum ada kesediaan dari calon penerima email. Ini terutama berlaku pada milis, karena apa yang kita kirimkan akan diterima oleh banyak orang. Hampir semua milis melarang anggotanya untuk mengirimkan email dengan attachment.
5. Hanya menggunakan email dengan format plain text bila mengirim email ke discussion list.
6. Bila kita ingin memberitahu keberadaan sebuah website yang menarik pada orang lain, jangan memuat seluruh isi website itu. Cukup tulis saja alamatnya.
7. Tidak mempromosikan apapun ke dalam milis yang sifatnya bisnis, menjual barang, atau menawarkan jasa - kecuali ada izin dari moderator milis atau jika milis tersebut memang memungkinkan seseorang untuk melakukan itu.
8. Sebuah milis hanya mengizinkan anggotanya untuk menulis email dengan topik tertentu, yang berkaitan dengan misi milis atau tujuan milis. Kita selalu dihimbau untuk tidak menulis email yang isinya sembarangan. Sebuah milis pada umumnya bersifat spesifik.
9. Bila menjawab sebuah email, baik japri maupun ke sebuah milis, jangan menyertakan seluruh isi dari email sebelumnya. Editlah sedemikian rupa sehingga hanya bagian-bagian penting saja dari email lama yang dipertahankan, yaitu yang akan anda tanggapi.

1. Email Abuse

      Ternyata internet belum menjadi tempat yang sangat aman, termasuk juga dalam kaitannya dengan email. Meskipun yang terjadi nampaknya hanya sekedar ‘kirim-mengirim tulisan’ namun perlu diwaspadai bahwa di situ pun terdapat peluang penyalahgunaan dalam berbagai bentuknya. Untuk keperluan identifikasi dan antisipasi terhadap email abuse yang mungkin menimpa kita, berikut ini saya jelaskan beberapa di antaranya : 

1. Spamming

   Spamming menunjuk pada pengiriman email yang ditujukan kepada orang-orang yang tidak menghendaki atau memintanya. Jumlah email yang dikirimkan bisa hanya satu, bisa pula hingga ratusan bahkan ribuan. Penerimanya pun bisa sekaligus ratusan atau kalau perlu ribuan orang sekaligus. Isi email spamming biasanya sama. Percuma saja kita membukanya satu-satu karena isinya sama semuanya. Dalam bentuknya yang parah spamming kadang disebut juga flooding, maksudnya si pengirim membanjiri emailbox seseorang sehingga akhirnya jumlah totalnya melebihi kuota alokasi ruangan yang diperuntukkan bagi emailbox tersebut. Akibatnya adalah emailbox tidak bisa diakses sama sekali, hilangnya email-email penting, bahkan merusak sebuah email server, sehingga mengakibatkan apa yang disebut denial of service (suatu keadaan di mana server tidak memberikan respon terhadap perintah yang diberikan kepadanya).

   Apa yang bisa kita lakukan menghadapi spamming ? Kalau email yang sama datang secara berulang-ulang pada waktu yang tidak bersamaan, kita dapat mengatasinya dengan membuat semacam filter. Pada Outlook Express terdapat fasilitas yang memungkinkan kita untuk tidak men-download (dan langsung menghapus) email dengan alamat tertentu yang kita spesifikasikan sebelumnya. Namun apabila datangnya spamming mendadak dan membuat kita tiba-tiba harus men-download ribuan email, segera putuskan hubungan internet dan hubungi ISP tempat di mana kita mendapatkan account email. 

1. Spoofing

   Pengertian spoofing adalah penyalahgunaan alamat email oleh orang lain. Bila kita menjadi korban spoofing maka akan ada orang lain yang seolah-olah menerima email dari kita, padahal sebenarnya orang lain yang mengirimkan email tersebut. Ini adalah jenis email abuse yang paling berbahaya karena kita tidak akan pernah tahu bahwa kita telah menjadi korban, sampai orang lain akhirnya menghubungi kita dengan marah atau protes. Variasi dari spoofing adalah alamat email yang kita miliki tanpa sepengetahuan kita didaftarkan pada berbagai milis, sehingga kita tiba-tiba menerima email banyak sekali secara terus menerus. Yang ini sekarang sudah jarang terjadi karena banyak fasilitas milis kini mempunyai mekanisme tertentu yang mampu meminimalisir terjadinya hal semacam ini.

   Apa yang bisa kita lakukan bila kita tahu telah menjadi korban spoofing ? Jawabannya adalah, tidak ada ! Bila hal itu sudah terjadi sekurangnya hal yang bisa kita lakukan adalah dengan menyakinkan si penerima email bahwa kita tidak pernah mengirim email itu. Hal ini sebenarnya secara teknis bisa dibuktikan karena setiap email membawa identitas dari server mana email tersebut dikirimkan, meskipun bisa mungkin bisa juga seorang spoofer yang cerdik mampu menghindari hal ini. Uraian mengenai hal ini barangkali akan terlalu teknis sehingga tidak saya sajikan di sini.

   Apa yang sebenarnya perlu adalah melakukan antisipasi. Antisipasi dapat dilakukan antara lain dengan :

• Memiliki account email lebih dari satu. Barangkali satu account email kita gunakan untuk kepentingan umum (mengikuti milis, dsb) dan satu account lagi untuk kepentingan pribadi.
• Tidak terlalu mencerminkan nama diri pada user name. Ketika kita mendaftarkan diri pada ISP untuk mendapatkan account email barangkali yang segera terbayang akan kita jadikan user name adalah nama kita sendiri. Dalam hal ini ternyata tidak selalu bijaksana untuk menggunakan nama jelas kita sebagai user name, apalagi bila kita adalah seorang public figure. Kita tentu bisa menggunakan singkatan, julukan, nickname, atau bahkan kombinasi angka.

Biasanya orang jahat bisa menujukan email spamming / spoofing -nya kepada kita karena ia mengidentifikasi alamat email kita dari milis-milis umum atau karena ia berhasil menembus email server dan memiliki akses pada setiap emailbox yang ada di dalamnya. Bila yang terakhir terjadi, berarti itu adalah kelemahan ISP.  

1. Virus Melalui Email (?)

   Dari waktu ke waktu orang mempertanyakan apakah virus bisa menyebar melalui email. Yang pasti tidak mungkin email dapat menularkan virus bila format emailnya adalah plain text. Bagaimana dengan HTML ? Memang pernah terdengar kabar ada virus yang bisa ‘ditempelkan’ pada email dengan format HTML, tapi hingga kini saya belum pernah mendengar kabar lagi mengenai hal ini, apalagi mengalaminya.

   Virus memang dapat menyebar melalui email, tapi tidak melalui emailnya itu sendiri, melainkan melalui attachment yang dibawa oleh email tersebut. Sebagai peringatan umum, ada baiknya bila kita bersikap ekstra hati-hati pada semua attachment yang memiliki akhiran (extension) EXE atau COM. Bila anda harus membukanya, ada baiknya untuk men-save attachment tersebut di tempat yang aman, lalu kita periksa menggunakan program antivirus untuk menentukan apakah file tersebut adalah virus atau mengandung virus. Akhir-akhir ini kita pun dihimbau untuk juga berhati-hati membuka file dengan extension DOC (Microsoft Word) karena ternyata virus dapat disusupkan ke dalamnya. 

1. Hoax

   Hoax adalah email yang isinya tipuan, menakut-nakuti, atau menjanjikan pada kita sesuatu yang sebenarnya mustahil. Tidak semua informasi yang dikirimkan lewat email adalah benar. Contoh yang pernah terjadi adalah email yang isinya : 

• meminta kita untuk mem-forward / meneruskan sebuah email ke beberapa orang lain, karena bila tidak nyawa kita akan terancam,
• make money fast ! ajakan kepada kita untuk ikut serta dalam arisan dengan menggunakan email berantai,
• menghimbau kita hati-hati menggunakan komputer yang menggunakan prosesor buatan Intel karena komputer kita akan dimata-matai (ini sebenarnya adalah joke - intel = mata-mata),
• peringatan untuk tidak membuka email dengan subject tertentu karena berisi virus (yang justru membuat kita penasaran); sekali lagi, email tidak bisa ditumpangi virus, yang bisa adalah attachment-nya.

1. Menggunakan Email Secara Efektif / Efisien

      Bila hal-hal yang mendasar dalam teknis pengiriman dan penerimaan email telah dikuasai, maka yang berikutnya harus diupayakan adalah bagaimana menggunakan email secara efektif dan efisien. Sebenarnya seiring dengan semakin seringnya seseorang menggunakan email, lambat laun cara penggunaanmua yang efektif akan ditemukan sendiri. Akan tetapi tentu ada baiknya bila di sini disajikan beberapa poin yang dapat mempersingkat pengalaman. 

      Beberapa tip penggunaan email secara efektif dan efisien antara lain : 

1. Menulis semua email secara offline

   Banyak sekali yang baru pertama kali menggunakan email menyusun emailnya ketika pada saat yang bersamaan komputer terhubungkan dengan internet. Cara ini tentu saja memboroskan pulsa telpon, apalagi bila email yang ditulis sangat panjang atau yang akan dibuat lebih dari satu email. Cara yang tepat adalah dengan menuliskan semua email yang akan dibuat dalam keadaan offline atau tidak terkoneksi ke internet. Katakanlah ada 10 email yang akan kita buat. Setelah selesai semuanya baru kita kirimkan secara bersama-sama. Ini jauh lebih cepat dan lebih irit pulsa telpon (caranya akan diperagakan langsung). 

1. Singkat dan padat lebih efektif

   Meskipun dengan email kita bisa berdiskusi, akan tetapi harus dicatat bahwa email kurang cocok untuk pesan yang sangat panjang. Banyak netter yang mengikuti banyak milis dan ketika menemui email yang isinya panjang kecenderungannya adalah timbulnya rasa malas untuk membacanya. Akibatnya tentu tanggapan yang diberikan tidak akan kritis. Oleh karena itu lebih bijaksana bila kita mengirimkan email yang isinya pendek saja, namun sudah cukup untuk mengungkapkan gagasan kita.

   Seberapa pendek ? Itu sangat relatif, yang jelas tidak sampai terlalu panjang sehingga berlarat-larat … J Yang dimaksud dengan diskusi di sini jangan dipahami sebagai suatu interaksi yang diawali dengan pengiriman makalah, misalnya. Diskusi bisa sering terjadi dengan diawali oleh sebuah lontaran isu, dan sebuah isu tidak perlu berupa makalah. 
 
 

1. Baris yang tidak terlalu panjang

   Kebanyakan email clients tidak secara otomatis melipat baris-baris tulisan yang panjang pada sebuah email. Ini berarti jika orang lain menggunakan email client yang memiliki perbedaan cara melipat baris tulisan, orang tersebut akan harus melakukan scroll ke kanan, dan itu mungkin tidak nyaman bagi beberapa orang. Oleh karena itu tulislah email dengan pengaturan baris yang tidak terlalu panjang (caranya akan diperagakan langsung). 

1. Mengedit sebelum me-reply

   Selain berkaitan dengan netiket, hendaknya dikembangkan etos untuk selalu rapih dalam mengirim email. Hal ini mudah diucapkan dan sering dihimbaukan, akan tetapi pada prakteknya terlalu banyak orang seenaknya sendiri. Bila semua orang dalam sebuah milis melakukan hal yang sama, tentu komunikasi bisa lebih lancar. Kita tentu akan pusing membaca email yang berantakan, terutama bila email itu adalah tanggapan kesekian kalinya dari sebuah isu. Dengan mengedit dimaksudkan menghilangkan bagian-bagian yang tidak perlu ditanggapi dan merapihkan lay out tulisan (caranya akan diperagakan langsung). 

1. Subject yang deskriptif

   Setiap email memiliki judul. Kadang-kadang judul email sangat tidak mencerminkan isinya atau nilai kepentingannya. Bila demikian halnya boleh jadi orang akan enggan membacanya, mungkin bahkan menghapusnya sebelum membukanya. Ini terutama berlaku pada orang yang mengikuti banyak sekali milis. Usahakan selalu memilih judul yang singkat tapi deskriptif. Pada beberapa milis kadang ditemui bahwa bila kita akan mengirimkan email yang isinya tidak langsung berkaitan dengan topik diskusi, sebelum subject dituliskan “OOT”, singkatan dari Out Of Topic. 

1. Mengelompokkan email

   Pada Outlook Express terdapat beberapa folder default (yang pasti ada), yaitu inbox, outbox, send items, deleted items, dan draft. Sebenarnya kita bisa membuat folder-folder lain untuk mengelompokkan email-email yang kita terima. Dengan demikian bila kita masih ingin menyimpan email yang sudah kita baca, kita dapat memindahkannya ke folder-folder yang sudah kita buat. Bila kita mengikuti banyak milis bisa juga dibuat agar email yang masuk langsung disalurkan ke folder yang khusus berisi email-email dari milis tertentu. Ini akan sangat meningkatkan kenyamanan kita mengelola email, karena tidak semuanya masuk ke inbox (caranya akan diperagakan langsung). 

1. Menghindari penerimaan attachment berukuran besar

   Seperti telah disinggung di muka email tidak hanya bisa menyampaikan tulisan, tapi juga bisa dilampiri oleh file, apakah itu file dokumen lain, file program, gambar, suara, video klip, atau apa saja sepanjang bentuknya file. Kadang-kadang bila kita mengikuti banyak milis atau kenalan kita di internet sudah banyak, ada saja orang yang mengirimkan file dengan attachment besar. Akibatnya waktu yang diperlukan untuk men-downloadnya lama sekali. Ini bisa kita hindarkan dengan memasang filter khusus. Pada Outlook Express tersedia sarana untuk membatasi ukuran email yang bisa diterima. Bila ada email yang ukurannya melebihi batas yang ditetapkan maka email tersebut akan dihapus di server, sehingga tidak akan kita download (caranya akan diperagakan langsung). 

1. Dokumentasi email yang telah terkirim

   Ini hanya untuk mengingatkan saja. Semua email yang telah kita kirimkan disimpan dalam folder sent items. Dengan demikian kita bisa memiliki catatan mengenai apa saja yang kita tulis, kepada siapa saja kita mengirim email, pada tanggal dan jam berapa. Bila anda tidak ingin menyimpan apa yang telah anda kirimkan, kliklah folder sent items lalu hapus email yang dimaksud. Bila sebuah email dihapus (pada folder manapun kecuali folder deleted items) email tersebut tidak akan hilang, tetapi hanya dipindahkan ke folder deleted items. Bila anda ingin benar-benar menghapusnya, yang harus dilakukan adalah menghapusnya lagi dari folder deleted items. Email yang sudah dihapus dari folder deleted items tidak dapat dikembalikan lagi (caranya akan diperagakan langsung). 

1. Mengkoleksi alamat email

   Dari sekian banyak kenalan kita atau milis yang mungkin kita akan ikuti, apakah kita akan menghafalkan semua alamatnya ? Tentu tidak. Outlook Express menyediakan buku alamat / address book. Kita dapat menyimpan alamat-alamat email penting ke dalamnya hanya dengan beberapa klik mouse. Sebuah kebiasaan yang baik adalah bila kita menerima email yang berisi CC dan kebetulan alamat yang ada di bagian CC adalah alamat email dari lembaga atau orang yang penting, kita dapat memasukkannya ke dalam address book. Siapa tahu suatu saat kita punya kebutuhan untuk mengontaknya (caranya akan diperagakan langsung). 

1. Jam dan tanggal sistem komputer

   Setiap email memiliki jam dan tanggal yang memberitahu kita kapan email tersebut dikirimkan dari sebuah komputer. Sebuah email client memperoleh informasi jam dan tanggal tersebut dari sistem operasi yang digunakan. Oleh karena itu ada baiknya kita selalu mencocokkan jam dan tanggal yang ada pada komputer kita. Pada komputer yang tidak kompatibel dengan Y2K barangkali hal ini merupakan masalah, tapi komputer-komputer baru sekarang ini pada umumnya sudah Y2K compliant (cara mencocokkan jam dan tanggal akan diperagakan langsung). 
 

      Karena pengiriman dan penerimaan e-mail ternyata berjalan sangat cepat dan efisien, akhirnya orang berpikir untuk mencari berbagai kemungkinan komunikasi yang bisa dikembangkan melalui medium ini, seperti apa yang disebut dengan distribution list, dan discussion list. Bahkan di antara mereka yang sering menggunakan email telah berkembang konvensi-konvensi pergaulan tertentu, yang sangat penting untuk diketahui oleh para pemula, seperti netiquette, smiley / emoticon, avatar / nickname, dan sebagainya. Akhirnya dengan semakin canggihnya program email yang digunakan, semakin terbuka pula kemungkinan yang lebih luas. Dewasa ini semua email clients mampu menyertakan file pada email yang dikirimkan, sebagai attachment / lampiran. Ini berarti yang dikirimkan oleh email bukan hanya tulisan, tapi bisa juga  suara, gambar, bahkan gambar bergerak. 

      Tidak ada medium komunikasi yang sempurna. Demikian pula dengan email. Apa yang terjadi sebenarnya adalah pertukaran tulisan elektronik di antara mereka yang memiliki alamat email. Ketidaksempurnaannya adalah bahwa itu semua hanya berupa tulisan ! Akan tetapi justru pada ketidaksempurnaan itulah letak kelebihannya. Yang harus segera disadari kemudian adalah bahwa akhirnya kita akan harus menghargai orang lain lebih karena pikirannya, gagasannya. Bukan karena faktor-faktor lain yang kurang esensial bagi timbulnya sebuah intellectual discourse yang demokratis - hal yang tentu sangat didambakan oleh publik perguruan tinggi. Demi kemajuan pendidikan dan ilmu pengetahuan di Indonesia maka harus dikatakan bahwa keberadaan internet di suatu perguruan tinggi adalah conditio sine qua non. Tidak bisa tidak.

1. Program Email

    Program komputer yang digunakan untuk mengirim dan menerima email sangat banyak pilihannya. Barangkali bisa diusahakan suatu pembahasan umum yang mencakup hal-hal mendasar yang dimiliki oleh setiap email clients tersebut, akan tetapi jauh lebih baik bila kita merujuk pada satu email client tertentu supaya kita bisa punya orientasi yang sama. Oleh karena itu dari awal saya ingin menetapkan bahwa program email yang akan dirujuk di sini adalah Outlook Express buatan Microsoft. Mulai dari versi 3, 4.1, 5.0, dan 5.1 email client yang populer ini memiliki prinsip penggunaan dasar yang sama. 

    Sebagai catatan, dari berbagai forum diskusi / milis mengenai komputer serta informasi yang tersebar di Internet diperoleh informasi bahwa Outlook Express ternyata sering menunjukkan error bug bila program ini digunakan untuk multiple account dan menerima email dalam jumlah banyak. Akan tetapi bila penggunaannya hanya single account, email client ini cukup stabil. Memang harus diakui bahwa tidak ada program komputer yang sempurna. Oleh karena itu patut pula dipertimbangan email clients alternatif seperti Eudora Pro, Eudora Light, Becky, Calypso, QuickMail Pro, The Bat!, dan lain-lain. Masing-masing program memiliki kelebihan sendiri-sendiri dengan fitur yang berbeda-beda. Semuanya dapat dicari dan diambil secara gratis di Internet melalui alamat seperti, www.download.com  atau  http://tucows.cyberway.com.sg

1. Cara Kerja Email

    Sama halnya dengan surat biasa (snail mail) yang harus melewati beberapa kantor pos sebelum sampai ke tujuannya, begitu dikirimkan oleh seseorang melalui komputer yang tersambung ke internet sebuah email masuk ke beberapa komputer lain di sepanjang jaringan internet. Komputer-komputer itu disebut dengan email server. Ketika email tersebut sampai ke server yang menjadi tujuan (seperti yang ditunjuk pada alamat email - kepada siapa kita menulis email) email tersebut disimpan pada sebuah emailbox. Si pemilik alamat email baru bisa mendapatkan email itu kalau yang bersangkutan mengecek emailbox-nya. Jadi, tidak benar kalau dibayangkan bahwa untuk bisa menerima email kita harus terhubung terus menerus dengan internet. 

    Untuk bisa menerima email kita mesti memiliki sebuah account pada suatu email server, yang tentu berada pada sebuah ISP (Internet Service Provider). Ini sama dengan bila kita memiliki alamat rumah kita. Hanya bedanya, bila pada snail mail kita hanya bisa menerima surat manakala kita berada di alamat kita, sedangkan pada email, kita  bisa menerimanya  di mana  saja kita berada. Misalnya saya bisa mengecek email-email yang datang ke alamat email saya tomita@bdg.centrin.net.id - yang normal-nya saya buka di Bandung, ketika saya sedang  berada  di  Bali atau di Amerika sekalipun. Bagaimana hal ini bisa dijelaskan ? 

    Hal itu bisa dilakukan karena bila kita bisa mengkontak sebuah email server di mana kita punya account email, maka kita bisa mengambil / men-download semua email yang ditujukan kepada alamat email yang kita miliki. Untuk itu kita mesti memperhatikan protokol penerimaan dan pengiriman email. Protokol di sini maksudnya adalah sebuah prosedur standard untuk mengatur transmisi data di antara komputer-komputer. Untuk pengiriman, protokolnya adalah SMTP, singkatan dari Simple Mail Transfer Protocol; untuk penerimaan, protokolnya adalah POP singkatan dari Post Office Protocol. Setiap email server memiliki SMTP dan POP yang berbeda-beda.  

    Bila kita bisa menguasai cara mengontak SMTP dan POP dari lokasi yang berbeda, sebenarnya ini bisa mengatasi masalah kepemilikan komputer dan koneksi internet. Bila kita tidak memiliki sendiri komputer dan koneksi ke internet, kita masih bisa men-download email yang ditujukan kepada alamat email kita. Alternatif untuk itu misalnya (1) menggunakan email client yang mampu menangani lebih dari satu account (multiple account) -  bisa saja kita nebeng komputer teman atau komputer kampus; atau (2) men-download email di cybercafe atau rental-rental komputer yang kini bertebaran di mana-mana.

1. Anatomi Alamat Email

    Bilamana kita membaca alamat sebuah snail mail, kita bisa membayangkan seberapa jauh lokasi si pengirim surat dari kita. Pertanyaannya adalah, apa yang bisa kita pahami dari sebuah alamat email ? 

    Alamat email terdiri dari dua bagian yang dipisahkan dengan tanda axon / @. Misalnya alamat : 

    tomita@bdg.centrin.net.id 

Di sebelah kiri @ disebut user name (tomita), yang menunjuk pada identitas si pemilik alamat email. User name bisa merupakan nama si pemilik, singkatan nama, nickname,  nomor, atau apapun juga. User name juga menjadi nama bagi emailbox yang dimiliki seseorang di sebuah mail server.  

Di sebelah kanan @ (bdg.centrin.net.id) disebut domain name, yang menunjukkan identitas mail server di mana seorang user memiliki emailbox. Domain name biasanya menunjukkan nama perusahaan atau organisasi pemilik sebuah account. Misalnya : 

      liputan6@sctv.co.id (crew acara Liputan6 di SCTV)

ylbhi@ylbhi.org (Yayasan Lembaga Bantuan Hukum Indonesia)

kompas@kompas.com (Surat Kabar Harian Kompas)  

    Selain itu, dari bagian paling belakang dari sebuah email kita bisa memperoleh beberapa dugaan mengenai pemiliknya.  

• .com, biasanya ini dimiliki oleh perusahaan komersial atau usaha bisnis lainnya,
• .edu, biasanya menunjukkan bahwa pemiliknya adalah sebuah universitas atau institusi pendidikan, seperti humas@maranatha.edu
• .gov, dimiliki oleh instansi pemerintah,
• .mil, dimiliki instansi militer,

Bagi email server yang letaknya di luar Amerika, seringkali alamat emailnya diberi identitas sesuai nama negaranya. Sebagai contoh id (Indonesia), au (Australia), uk (United Kingdom), ca (Canada), nz (New Zaeland), dan sebagainya.

1. Jenis Email

1. Dari Mekanismenya

Dalam perkembangannya, email ternyata tidak hanya seperti yang dideskripsikan pada bagian II. Lebih detil, dari mekanisme pengiriman dan penerimaannya terdapat beberapa jenis sebagai berikut : 

• POP Email

   Email jenis ini adalah persis seperti yang telah dijelaskan pada bagian II di atas. POP singkatan dari Post Office Protocol. Jadi, jalan yang dilalui sebuah email mirip dengan yang dialami oleh sebuah snail mail, yang mesti melewati beberapa kantor pos perantara sebelum akhirnya sampai ke tujuan. Akan halnya dengan email, sebuah email akan melewati beberapa komputer yang berperan sebagai router atau email server, sebelum akhirnya tiba pada email server yang ada pada ISP di mana alamat email kita terdaftar. 

• Web-based Email / email gratis

   Web-based Email, atau email berbasis web dikembangkan dengan tujuan untuk memberikan jasa email kepada orang yang memiliki akses internet, tetapi tidak memiliki account email sendiri, atau yang dimiliki bukan akses ke email server, tapi ke sebuah web server.

   Jadi, orang yang akan mengirimkan email pertama-tama harus mengikuti prosedur untuk membuat sebuah account email yang pada umumnya disediakan secara gratis. Setelah selesai kita akan memiliki sebuah account email dengan user name yang telah kita tentukan dan domain name yang sudah ditetapkan oleh si pemberi jasa email gratis ini, termasuk dengan password.

   Bila kita akan menulis sebuah email, email tersebut tidak ditulis pada email client yang konvensional tapi pada sebuah kolom / halaman khusus yang disediakan untuk itu. Pada kolom / halaman tersebut sudah lengkap tersedua bagian-bagian yang bisa diklik, untuk mengirimkan, menyimpan, dan sebagainya.

Bila kita akan mengecek apakah ada email yang ditujukan untuk kita maka kita akan harus masuk ke bagian inbox yang tentu disediakan di halaman tertentu di website yang memberikan jasa email semacam ini.

   Sekali lagi, semuanya tidak menggunakan email client, seperti yang saya tulisakan di atas, tapi fasilitas yang dibuat khusus pada sebuah website. Contoh untuk ini banyak sekali, seperti hotmail.com, yahoo.com, mailexcite.com, astaga.com, dan sebagainya.

• Email Forwarder

   Email Forwarder adalah sebuah fasilitas yang dulu banyak tersedia secara gratis, tapi kini sudah banyak yang komersial, dalam arti menuntut kita untuk membayar sejumlah uang tertentu.

   Pengertian email forwarder adalah sebuah cara untuk membuat alias dari alamat email kita yang sebenarnya. Sebagai contoh, alamat email saya yang sebenarnya adalah tomita@bdg.centrin.net.id, akan tetapi saya masih bisa menerima email dari manapun juga yang dialamatkan ke agnolia@bigfoot.com pada inbox untuk alamat email saya yang asli. Dalam hal ini agnolia@bigfoot.com adalah sebuah email forwarder, karena semua email yang ditujukan kepada alamat itu akan diteruskan lagi ke alamat yang sebenarnya (tomita@bdg.centrin.net.id).

   Orang menggunakan email forwarder dengan berbagai macam alasan. Mungkin alamat email yang sebenarnya dirasakan terlalu jelas menunjukkan identitas seseorang, seperti ISP yang digunakan, atau negara asal pengirim. Alasan lain boleh jadi adalah bila seseorang ingin anonim dalam sebuah forum diskusi tertentu, atau mungkin menggunakan sebuah email forwarder dan dengan identitas yang sama sekali lain. Ada pula yang menggunakan email forwarder untuk menghindari kemungkinan menerima spamming (lihat bagian Email Abuse di bagian VII). 

1. Dari Segi Format Isi

    Pengertian format isi di sini adalah bagaimana penampakan visual sebuah pesan email. Ada dua macam yaitu : 

• Plain Text

   Dengan plain text, dimaksudkan bahwa tulisan yang kita ketikkan hanya berupa data dalam format ASCII (American Standard Code for Information Interchange). Tulisan yang disajikan dalam format plain text sama sekali tidak memungkinkan kita untuk membuat modifikasi pada tampilan visualnya, seperti membuat tebal, atau membuat miring sebuah teks, mengganti warna, ukuran huruf, latar belakang, atau membubuhkan hiasan-hiasan tertentu. 

• HTML

   HTML singkatan dari HyperText Mark-up Language, yaitu sebuah bahasa standard yang digunakan untuk menampilkan / mengatur penampilan materi-materi informasi di internet. Email yang ditulis dengan menggunakan format HTML akan memungkinkan isinya disusun secara variatif, mulai dari pengaturan huruf, warna, lay out, sampai peletakan gambar. 

    Seringkali bila kita mengirim email ke sebuah forum diskusi / milis ada himbauan untuk hanya mengirimkan email dalam format plain text saja. Hal ini disebabkan biasanya email dalam format HTML memiliki ukuran yang lebih besar dari yang berformat plain text. Alasan lain adalah karena tidak semua orang dalam sebuah milis menggunakan email client yang bisa menampilkan HTML, sehingga ketika sebuah email HTML dibuka, isinya hanya serangkaian kode-kode yang tidak bisa dipahami sama sekali. Sebenarnya hampir semua email client dewasa ini sudah mendukung format HTML, sehingga kini jarang ditemui keluhan seseorang yang tidak bisa membaca sebuah email, hanya karena email yang dibacanya itu dibuat dalam format HTML. Banyak orang yang memang tidak peduli apakah plain text atau HTML, tapi pertanyaannya ; bila dengan format yang sederhana saja sudah bisa menyampaikan pesan, mengapa mesti dengan HTML ?

1. Variasi Bentuk Komunikasi Dengan Email

      Dalam beberapa hal email memang meniru snail mail, meskipun jelas email memiliki banyak kelebihan lain. Ini terlihat jelas pada kemungkinan bentuk komunikasi yang bisa dilakukan dengan email. Sekurang-kurangnya ada lima macam, yaitu : 

1. Point to Point

   Maksudnya adalah mengirimkan email langsung ke sebuah alamat tertentu. Di Indonesia terdapat kesepakatan di antara mereka yang sering berkirim email bahwa cara ini dinamakan japri, singkatan dari jalur pribadi. 

1. Carbon Copy / CC

   Pengertian carbon, di sini analog dengan bila kita mengetik surat (dengan mesin tik konvensional!) menggunakan kertas karbon untuk mendapatkan salinannya. Maksudnya adalah sebuah email, selain ditujukan ke sebuah alamat utama juga dikirimkan tembusannya ke alamat lain. Biasanya alamat utama kita tuliskan pada bagian yang diawali dengan “TO”, sedangkan alamat tembusannya kita tuliskan pada bagian “CC”. 

1. Blind Carbon Copy / BCC

   Ini adalah variasi dari CC. Orang yang menerima email yang alamatnya dituliskan pada bagian “TO” oleh si pengirim, bisa melihat kepada siapa atau kepada alamat email mana saja email tersebut dikirimkan sebagai tembusan.  Ini karena ia bisa langsung melihat pada bagian “CC”. Kadang-kadang ada kebutuhan untuk mengirimkan sebuah email kepada seseorang tapi kita tidak ingin orang tersebut tahu bahwa kita juga mengirimkan tembusannya kepada alamat orang lain. Untuk itulah digunakan BCC. Beberapa email client menyediakan bagian “BCC”, selain “TO” dan “CC”. Pada Outlook Express ver. 5.01 bagian BCC baru bisa tampak bila kita masuk ke sebuah email baru dan mengklik pilihan View dan All Headers.

1. Distribution List

   Pengertian distribution list agak berbeda dengan tiga varian bentuk sebelumnya, karena ini lebih berkenaan dengan pengaturan distribusi email yang dilakukan secara eksternal, artinya tidak terintegrasi dengan email client yang digunakan.

   Yang dimaksud dengan distribution list adalah sebuah cara komunikasi dengan menggunakan email secara satu arah. Biasanya ini dibuat oleh orang yang berkepentingan untuk menyebarluaskan informasi tertentu (pengumuman, berita harian, update mengenai perkembangan suatu proyek, buletin, jurnal, dan sebagainya), akan tetapi tidak mengharapkan adanya respon dari para penerima emailnya. Untuk itu yang harus dilakukan adalah membuat sebuah alamat tertentu khusus untuk keperluan ini. Bila pengelola distribution list mengirimkan sebuah email ke alamat tersebut, maka alamat itu akan mem-forward email tadi ke semua alamat email yang menjadi pelanggan (subscriber) dari distribution list.

   Untuk menjadi pelanggan, biasanya para calon pelanggan diminta untuk mengikuti prosedur tertentu yang ditetapkan oleh si pengelola. Bisa pula si pengelola yang memasukkan alamat email mereka ke database pelanggan secara manual. 

1. Discussion List

   Discussion list seringkali juga disebut mailing list atau lebih populer dengan milis. Pengertiannya hampir sama dengan distribution list hanya memungkinkan siapa saja yang tergabung menjadi subscriber untuk mengirimkan respon terhadap sebuah email. Akan tetapi belum tentu semua orang bisa begitu saja mengikuti sebuah milis. Kadang-kadang ada milis untuk kalangan yang terbatas, sementara banyak yang terbuka untuk siapa saja.

   Untuk dapat bergabung ke dalam sebuah milis pertama-tama seseorang mesti melakukan proses subscription (mendaftar) dengan suatu prosedur tertentu. Seringkali proses ini tidak memerlukan intervensi seorang administratur yang mengelola milis, baik untuk menyetujui atau menolak permohonan menjadi anggota milis. Milis yang seperti itu tentu adalah sebuah milis yang terbuka bagi siapa saja untuk bergabung.

   Akan tetapi kadang-kadang ada juga milis yang mempersyaratkan calon anggota untuk memberikan keterangan mengenai jati dirinya sebelum permohonan bergabung disetujui. Bila seorang administratur milis menyetujui permohonan untuk bergabung, biasanya tak lama kemudian akan dikirimkan informasi mengenai tatacara pengiriman email dan keterangan-keterangan lainnya tentang milis tersebut; tujuan milis, yang boleh dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan, cara keluar dari milis, alamat email administratur, dan sebagainya.

1. Netiket

      Sementara orang mungkin berpikir, karena email hanya berbentuk tulisan dan  bisa saja kita memalsukan identitas diri, maka tentu kita bisa menulis tentang apa saja kepada siapa saja dengan cara apa saja. Bukankah internet adalah kebebasan ? 

      Pada kenyataannya komunitas orang-orang yang menggunakan internet,  khususnya email, telah mengembangkan etiket yang berkenaan dengan konvensi mengenai kepantasan tindak tanduk dalam berkomunikasi. Konvensi ini disebut dengan netiquette atau netiket. 

      Memang tidak ada satu rumusan netiket yang pasti dan diberlakukan secara universal, akan tetapi secara umum dari beberapa sumber pada dasarnya memiliki kesamaan. Beberapa poin penting mengenai netiket di antaranya : 

1. Tidak menulis email dengan menggunakan huruf besar semua. Email yang keseluruhan pesannya ditulis dengan huruf besar dapat dipersepsikan sebagai berteriak.
2. Menggunakan emoticon / smiley (dijelaskan pada bagian lampiran) bila kita ingin mengindikasikan emosi kita pada orang lain. Ini perlu untuk menghindari kesalahpahaman.
3. Mempertimbangkan dengan baik-baik apa yang ditulis. Tidak semua orang atau milis bisa menerima ekspresi yang keras. Paling aman adalah bersikap netral dan tidak berapi-api.
4. Tidak melampirkan file apapun pada email sebelum ada kesediaan dari calon penerima email. Ini terutama berlaku pada milis, karena apa yang kita kirimkan akan diterima oleh banyak orang. Hampir semua milis melarang anggotanya untuk mengirimkan email dengan attachment.
5. Hanya menggunakan email dengan format plain text bila mengirim email ke discussion list.
6. Bila kita ingin memberitahu keberadaan sebuah website yang menarik pada orang lain, jangan memuat seluruh isi website itu. Cukup tulis saja alamatnya.
7. Tidak mempromosikan apapun ke dalam milis yang sifatnya bisnis, menjual barang, atau menawarkan jasa - kecuali ada izin dari moderator milis atau jika milis tersebut memang memungkinkan seseorang untuk melakukan itu.
8. Sebuah milis hanya mengizinkan anggotanya untuk menulis email dengan topik tertentu, yang berkaitan dengan misi milis atau tujuan milis. Kita selalu dihimbau untuk tidak menulis email yang isinya sembarangan. Sebuah milis pada umumnya bersifat spesifik.
9. Bila menjawab sebuah email, baik japri maupun ke sebuah milis, jangan menyertakan seluruh isi dari email sebelumnya. Editlah sedemikian rupa sehingga hanya bagian-bagian penting saja dari email lama yang dipertahankan, yaitu yang akan anda tanggapi.

1. Email Abuse

      Ternyata internet belum menjadi tempat yang sangat aman, termasuk juga dalam kaitannya dengan email. Meskipun yang terjadi nampaknya hanya sekedar ‘kirim-mengirim tulisan’ namun perlu diwaspadai bahwa di situ pun terdapat peluang penyalahgunaan dalam berbagai bentuknya. Untuk keperluan identifikasi dan antisipasi terhadap email abuse yang mungkin menimpa kita, berikut ini saya jelaskan beberapa di antaranya : 

1. Spamming

   Spamming menunjuk pada pengiriman email yang ditujukan kepada orang-orang yang tidak menghendaki atau memintanya. Jumlah email yang dikirimkan bisa hanya satu, bisa pula hingga ratusan bahkan ribuan. Penerimanya pun bisa sekaligus ratusan atau kalau perlu ribuan orang sekaligus. Isi email spamming biasanya sama. Percuma saja kita membukanya satu-satu karena isinya sama semuanya. Dalam bentuknya yang parah spamming kadang disebut juga flooding, maksudnya si pengirim membanjiri emailbox seseorang sehingga akhirnya jumlah totalnya melebihi kuota alokasi ruangan yang diperuntukkan bagi emailbox tersebut. Akibatnya adalah emailbox tidak bisa diakses sama sekali, hilangnya email-email penting, bahkan merusak sebuah email server, sehingga mengakibatkan apa yang disebut denial of service (suatu keadaan di mana server tidak memberikan respon terhadap perintah yang diberikan kepadanya).

   Apa yang bisa kita lakukan menghadapi spamming ? Kalau email yang sama datang secara berulang-ulang pada waktu yang tidak bersamaan, kita dapat mengatasinya dengan membuat semacam filter. Pada Outlook Express terdapat fasilitas yang memungkinkan kita untuk tidak men-download (dan langsung menghapus) email dengan alamat tertentu yang kita spesifikasikan sebelumnya. Namun apabila datangnya spamming mendadak dan membuat kita tiba-tiba harus men-download ribuan email, segera putuskan hubungan internet dan hubungi ISP tempat di mana kita mendapatkan account email. 

1. Spoofing

   Pengertian spoofing adalah penyalahgunaan alamat email oleh orang lain. Bila kita menjadi korban spoofing maka akan ada orang lain yang seolah-olah menerima email dari kita, padahal sebenarnya orang lain yang mengirimkan email tersebut. Ini adalah jenis email abuse yang paling berbahaya karena kita tidak akan pernah tahu bahwa kita telah menjadi korban, sampai orang lain akhirnya menghubungi kita dengan marah atau protes. Variasi dari spoofing adalah alamat email yang kita miliki tanpa sepengetahuan kita didaftarkan pada berbagai milis, sehingga kita tiba-tiba menerima email banyak sekali secara terus menerus. Yang ini sekarang sudah jarang terjadi karena banyak fasilitas milis kini mempunyai mekanisme tertentu yang mampu meminimalisir terjadinya hal semacam ini.

   Apa yang bisa kita lakukan bila kita tahu telah menjadi korban spoofing ? Jawabannya adalah, tidak ada ! Bila hal itu sudah terjadi sekurangnya hal yang bisa kita lakukan adalah dengan menyakinkan si penerima email bahwa kita tidak pernah mengirim email itu. Hal ini sebenarnya secara teknis bisa dibuktikan karena setiap email membawa identitas dari server mana email tersebut dikirimkan, meskipun bisa mungkin bisa juga seorang spoofer yang cerdik mampu menghindari hal ini. Uraian mengenai hal ini barangkali akan terlalu teknis sehingga tidak saya sajikan di sini.

   Apa yang sebenarnya perlu adalah melakukan antisipasi. Antisipasi dapat dilakukan antara lain dengan :

• Memiliki account email lebih dari satu. Barangkali satu account email kita gunakan untuk kepentingan umum (mengikuti milis, dsb) dan satu account lagi untuk kepentingan pribadi.
• Tidak terlalu mencerminkan nama diri pada user name. Ketika kita mendaftarkan diri pada ISP untuk mendapatkan account email barangkali yang segera terbayang akan kita jadikan user name adalah nama kita sendiri. Dalam hal ini ternyata tidak selalu bijaksana untuk menggunakan nama jelas kita sebagai user name, apalagi bila kita adalah seorang public figure. Kita tentu bisa menggunakan singkatan, julukan, nickname, atau bahkan kombinasi angka.

Biasanya orang jahat bisa menujukan email spamming / spoofing -nya kepada kita karena ia mengidentifikasi alamat email kita dari milis-milis umum atau karena ia berhasil menembus email server dan memiliki akses pada setiap emailbox yang ada di dalamnya. Bila yang terakhir terjadi, berarti itu adalah kelemahan ISP.  

1. Virus Melalui Email (?)

   Dari waktu ke waktu orang mempertanyakan apakah virus bisa menyebar melalui email. Yang pasti tidak mungkin email dapat menularkan virus bila format emailnya adalah plain text. Bagaimana dengan HTML ? Memang pernah terdengar kabar ada virus yang bisa ‘ditempelkan’ pada email dengan format HTML, tapi hingga kini saya belum pernah mendengar kabar lagi mengenai hal ini, apalagi mengalaminya.

   Virus memang dapat menyebar melalui email, tapi tidak melalui emailnya itu sendiri, melainkan melalui attachment yang dibawa oleh email tersebut. Sebagai peringatan umum, ada baiknya bila kita bersikap ekstra hati-hati pada semua attachment yang memiliki akhiran (extension) EXE atau COM. Bila anda harus membukanya, ada baiknya untuk men-save attachment tersebut di tempat yang aman, lalu kita periksa menggunakan program antivirus untuk menentukan apakah file tersebut adalah virus atau mengandung virus. Akhir-akhir ini kita pun dihimbau untuk juga berhati-hati membuka file dengan extension DOC (Microsoft Word) karena ternyata virus dapat disusupkan ke dalamnya. 

1. Hoax

   Hoax adalah email yang isinya tipuan, menakut-nakuti, atau menjanjikan pada kita sesuatu yang sebenarnya mustahil. Tidak semua informasi yang dikirimkan lewat email adalah benar. Contoh yang pernah terjadi adalah email yang isinya : 

• meminta kita untuk mem-forward / meneruskan sebuah email ke beberapa orang lain, karena bila tidak nyawa kita akan terancam,
• make money fast ! ajakan kepada kita untuk ikut serta dalam arisan dengan menggunakan email berantai,
• menghimbau kita hati-hati menggunakan komputer yang menggunakan prosesor buatan Intel karena komputer kita akan dimata-matai (ini sebenarnya adalah joke - intel = mata-mata),
• peringatan untuk tidak membuka email dengan subject tertentu karena berisi virus (yang justru membuat kita penasaran); sekali lagi, email tidak bisa ditumpangi virus, yang bisa adalah attachment-nya.

1. Menggunakan Email Secara Efektif / Efisien

      Bila hal-hal yang mendasar dalam teknis pengiriman dan penerimaan email telah dikuasai, maka yang berikutnya harus diupayakan adalah bagaimana menggunakan email secara efektif dan efisien. Sebenarnya seiring dengan semakin seringnya seseorang menggunakan email, lambat laun cara penggunaanmua yang efektif akan ditemukan sendiri. Akan tetapi tentu ada baiknya bila di sini disajikan beberapa poin yang dapat mempersingkat pengalaman. 

      Beberapa tip penggunaan email secara efektif dan efisien antara lain : 

1. Menulis semua email secara offline

   Banyak sekali yang baru pertama kali menggunakan email menyusun emailnya ketika pada saat yang bersamaan komputer terhubungkan dengan internet. Cara ini tentu saja memboroskan pulsa telpon, apalagi bila email yang ditulis sangat panjang atau yang akan dibuat lebih dari satu email. Cara yang tepat adalah dengan menuliskan semua email yang akan dibuat dalam keadaan offline atau tidak terkoneksi ke internet. Katakanlah ada 10 email yang akan kita buat. Setelah selesai semuanya baru kita kirimkan secara bersama-sama. Ini jauh lebih cepat dan lebih irit pulsa telpon (caranya akan diperagakan langsung). 

1. Singkat dan padat lebih efektif

   Meskipun dengan email kita bisa berdiskusi, akan tetapi harus dicatat bahwa email kurang cocok untuk pesan yang sangat panjang. Banyak netter yang mengikuti banyak milis dan ketika menemui email yang isinya panjang kecenderungannya adalah timbulnya rasa malas untuk membacanya. Akibatnya tentu tanggapan yang diberikan tidak akan kritis. Oleh karena itu lebih bijaksana bila kita mengirimkan email yang isinya pendek saja, namun sudah cukup untuk mengungkapkan gagasan kita.

   Seberapa pendek ? Itu sangat relatif, yang jelas tidak sampai terlalu panjang sehingga berlarat-larat … J Yang dimaksud dengan diskusi di sini jangan dipahami sebagai suatu interaksi yang diawali dengan pengiriman makalah, misalnya. Diskusi bisa sering terjadi dengan diawali oleh sebuah lontaran isu, dan sebuah isu tidak perlu berupa makalah. 
 
 

1. Baris yang tidak terlalu panjang

   Kebanyakan email clients tidak secara otomatis melipat baris-baris tulisan yang panjang pada sebuah email. Ini berarti jika orang lain menggunakan email client yang memiliki perbedaan cara melipat baris tulisan, orang tersebut akan harus melakukan scroll ke kanan, dan itu mungkin tidak nyaman bagi beberapa orang. Oleh karena itu tulislah email dengan pengaturan baris yang tidak terlalu panjang (caranya akan diperagakan langsung). 

1. Mengedit sebelum me-reply

   Selain berkaitan dengan netiket, hendaknya dikembangkan etos untuk selalu rapih dalam mengirim email. Hal ini mudah diucapkan dan sering dihimbaukan, akan tetapi pada prakteknya terlalu banyak orang seenaknya sendiri. Bila semua orang dalam sebuah milis melakukan hal yang sama, tentu komunikasi bisa lebih lancar. Kita tentu akan pusing membaca email yang berantakan, terutama bila email itu adalah tanggapan kesekian kalinya dari sebuah isu. Dengan mengedit dimaksudkan menghilangkan bagian-bagian yang tidak perlu ditanggapi dan merapihkan lay out tulisan (caranya akan diperagakan langsung). 

1. Subject yang deskriptif

   Setiap email memiliki judul. Kadang-kadang judul email sangat tidak mencerminkan isinya atau nilai kepentingannya. Bila demikian halnya boleh jadi orang akan enggan membacanya, mungkin bahkan menghapusnya sebelum membukanya. Ini terutama berlaku pada orang yang mengikuti banyak sekali milis. Usahakan selalu memilih judul yang singkat tapi deskriptif. Pada beberapa milis kadang ditemui bahwa bila kita akan mengirimkan email yang isinya tidak langsung berkaitan dengan topik diskusi, sebelum subject dituliskan “OOT”, singkatan dari Out Of Topic. 

1. Mengelompokkan email

   Pada Outlook Express terdapat beberapa folder default (yang pasti ada), yaitu inbox, outbox, send items, deleted items, dan draft. Sebenarnya kita bisa membuat folder-folder lain untuk mengelompokkan email-email yang kita terima. Dengan demikian bila kita masih ingin menyimpan email yang sudah kita baca, kita dapat memindahkannya ke folder-folder yang sudah kita buat. Bila kita mengikuti banyak milis bisa juga dibuat agar email yang masuk langsung disalurkan ke folder yang khusus berisi email-email dari milis tertentu. Ini akan sangat meningkatkan kenyamanan kita mengelola email, karena tidak semuanya masuk ke inbox (caranya akan diperagakan langsung). 

1. Menghindari penerimaan attachment berukuran besar

   Seperti telah disinggung di muka email tidak hanya bisa menyampaikan tulisan, tapi juga bisa dilampiri oleh file, apakah itu file dokumen lain, file program, gambar, suara, video klip, atau apa saja sepanjang bentuknya file. Kadang-kadang bila kita mengikuti banyak milis atau kenalan kita di internet sudah banyak, ada saja orang yang mengirimkan file dengan attachment besar. Akibatnya waktu yang diperlukan untuk men-downloadnya lama sekali. Ini bisa kita hindarkan dengan memasang filter khusus. Pada Outlook Express tersedia sarana untuk membatasi ukuran email yang bisa diterima. Bila ada email yang ukurannya melebihi batas yang ditetapkan maka email tersebut akan dihapus di server, sehingga tidak akan kita download (caranya akan diperagakan langsung). 

1. Dokumentasi email yang telah terkirim

   Ini hanya untuk mengingatkan saja. Semua email yang telah kita kirimkan disimpan dalam folder sent items. Dengan demikian kita bisa memiliki catatan mengenai apa saja yang kita tulis, kepada siapa saja kita mengirim email, pada tanggal dan jam berapa. Bila anda tidak ingin menyimpan apa yang telah anda kirimkan, kliklah folder sent items lalu hapus email yang dimaksud. Bila sebuah email dihapus (pada folder manapun kecuali folder deleted items) email tersebut tidak akan hilang, tetapi hanya dipindahkan ke folder deleted items. Bila anda ingin benar-benar menghapusnya, yang harus dilakukan adalah menghapusnya lagi dari folder deleted items. Email yang sudah dihapus dari folder deleted items tidak dapat dikembalikan lagi (caranya akan diperagakan langsung). 

1. Mengkoleksi alamat email

   Dari sekian banyak kenalan kita atau milis yang mungkin kita akan ikuti, apakah kita akan menghafalkan semua alamatnya ? Tentu tidak. Outlook Express menyediakan buku alamat / address book. Kita dapat menyimpan alamat-alamat email penting ke dalamnya hanya dengan beberapa klik mouse. Sebuah kebiasaan yang baik adalah bila kita menerima email yang berisi CC dan kebetulan alamat yang ada di bagian CC adalah alamat email dari lembaga atau orang yang penting, kita dapat memasukkannya ke dalam address book. Siapa tahu suatu saat kita punya kebutuhan untuk mengontaknya (caranya akan diperagakan langsung). 

1. Jam dan tanggal sistem komputer

   Setiap email memiliki jam dan tanggal yang memberitahu kita kapan email tersebut dikirimkan dari sebuah komputer. Sebuah email client memperoleh informasi jam dan tanggal tersebut dari sistem operasi yang digunakan. Oleh karena itu ada baiknya kita selalu mencocokkan jam dan tanggal yang ada pada komputer kita. Pada komputer yang tidak kompatibel dengan Y2K barangkali hal ini merupakan masalah, tapi komputer-komputer baru sekarang ini pada umumnya sudah Y2K compliant (cara mencocokkan jam dan tanggal akan diperagakan langsung). 
 

 Sistem Operasi adalah perangkat lunak sistem yang bertanggung jawab mengendalikan langsung dan mengelola perangkat keras dan pengoperasian dasar sistem, termasuk juga menjalankan bermacam aplikasi di atasnya, misalnya pengolah kata atau perambah Web.

·        Biaya yang tinggi kemudian semakin tinggi lagi. pembangunan jaringan meliputi berbagai aspek: pembelian hardware, software, biaya untuk konsultasi perencanaan jaringan, kemudian biaya untuk jasa pembangunan jaringan itu sendiri. Infestasi yang tinggi ini tentunya untuk perusahaan yang besar dengan kebutuhan akan jaringan yang tinggi. Sedangkan untuk pengguna rumahan biaya ini relatif kecil dan dapat ditekan. Tetapi dari awal juga network harus dirancang sedemikian rupa sehingga tidak ada biaya overhead yang semakin membengkak karena misi untuk pemenuhan kebutuhan akan jaringan komputer ini.

·        Manajemen Perangkat keras Dan Administrasi sistem : Di suatu organisasi perusahaan yang telah memiliki sistem, administrasi ini dirasakan merupakan hal yang kecil, paling tidak apabila dibandingkan dengan besarnya biaya pekerjaan dan biaya yang dikeluarkan pada tahap implementasi. Akan tetapi hal ini merupakan tahapan yang paling penting. Karena Kesalahan pada point ini dapat mengakibatkan peninjauan ulang bahkan konstruksi ulang jaringan. Manajemen pemeliharaan ini bersifat berkelanjutan dan memerlukan seorang IT profesional, yang telah mengerti benar akan tugasnya. Atau paling tidak telah mengikuti training dan pelatihan jaringan yang bersifat khusus untuk kebutuhan kantornya.

·        Sharing file yang tidak diinginkan : With the good comes the bad, ini selalu merupakan hal yang umum berlaku (ambigu), kemudahan sharing file dalam jaringan yang ditujukan untuk dipakai oleh orang-orang tertentu, seringkali mengakibatkan bocornya sharing folder dan dapat dibaca pula oleh orang lain yang tidak berhak. Hal ini akan selalu terjadi apabila tidak diatur oleh administrator jaringan.

·        Aplikasi virus dan metode hacking : hal-hal ini selalu menjadi momok yang menakutkan bagi semua orang, mengakibatkan network down dan berhentinya pekerjaan. Permasalahan ini bersifat klasik karena system yang direncanakan secara tidak baik. Masalah ini akan dijelaskan lebih lanjut dalam bab keamanan jaringan.

·        Local Area Network (LAN)

Local Area Network (LAN), merupakan jaringan milik pribadi di dalam sebuah gedung atau kampus yang berukuran sampai beberapa kilometer. LAN seringkali digunakan untuk menghubungkan komputer-komputer pribadi dan workstation dalam kantor suatu perusahaan atau pabrik-pabrik untuk memakai bersama sumberdaya (resouce, misalnya printer) dan saling bertukar informasi.

·        Metropolitan Area Network (MAN)

Metropolitan Area Network (MAN), pada dasarnya merupakan versi LAN yang berukuran lebih besar dan biasanya menggunakan teknologi yang sama dengan LAN. MAN dapat mencakup kantor-kantor perusahaan yang letaknya berdekatan atau juga sebuah kota dan dapat dimanfaatkan untuk keperluan pribadi (swasta) atau umum. MAN mampu menunjang data dan suara, bahkan dapat berhubungan dengan jaringan televisi kabel.

·        Wide Area Network (WAN)

Wide Area Network (WAN), jangkauannya mencakup daerah geografis yang luas, seringkali mencakup sebuah negara bahkan benua. WAN terdiri dari kumpulan mesin-mesin yang bertujuan untuk menjalankan program-program (aplikasi) pemakai.

·        Internet

Sebenarnya terdapat banyak jaringan didunia ini, seringkali menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak yang berbeda-beda . Orang yang terhubung ke jaringan sering berharap untuk bisa berkomunikasi dengan orang lain yang terhubung ke jaringan lainnya. Keinginan seperti ini memerlukan hubungan antar jaringan yang seringkali tidak kampatibel dan berbeda. Biasanya untuk melakukan hal ini diperlukan sebuah mesin yang disebut gateway guna melakukan hubungan dan melaksanakan terjemahan yang diperlukan, baik perangkat keras maupun perangkat lunaknya. Kumpulan jaringan yang terinterkoneksi inilah yang disebut dengan internet.